走过办公自动化  

2001年9月21日至23日，第五届办公自动化国际学术研讨会暨展览会在北京召开。本届大会的主题是“新世纪电子政府（EG）/电子商务（EC）的应用”，从中似乎可以看出，办公自动化（OA）在渐渐远去。那么，OA真的过时了吗？新世纪新时代办公室里会发生怎样的故事？OA与EG/EC有怎样的关系？各地方、行业甚至企业有怎样的动态？根据本次大会的相关内容，我们组织了这样一个专题——走过办公自动化
　　
过时了？
　　
每天早晨走进办公室，打开电脑，边收电子邮件边处理当日要发的稿子，然后将稿件从内部公共平台上发给美编进行版面设计、出样版。发版中间进入《中国计算机用户》内部信息发布系统，浏览今日工作须知，并填好近日的采访或厂商活动，报告自己的行踪，也让同事共享近日的业界动态......遇到办公大楼停电，大家全部休假。工作离不开计算机，离不开网络，也就离不开电。我们的“办公室的故事”就是让工作时间升值、让工作过程“无纸化”。60-70年代萌生的办公自动化(OA，Office Automation)的梦想已大大实现了。
　　
基于原来对OA的认识，有人提出，办公自动化的概念已经过时了，它不能反映信息社会和网络经济的时代特征，不能适应经济全球化和信息网络化对办公自动化的需求，而且存在“没有体现国际互联网环境下超越办公室、超越地区和超越国界的动态办公和跨时空服务特点”，应该称作办公信息系统（OIS，Office Information System）。OA真的过时了？OA到底经历了怎样的发展历程？
　　
专家吴克忠介绍说，第一代OA是在80年代中期到90年代中期以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据统计和文档写作电子化，即将办公信息载体从原始纸介质方式转向比特方式。
　　
从90年代中期开始的第二代OA系统以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，即将收发文从传统的手工方式转向工作流自动化方式。第二代办公自动化系统，实现了政府机关不同职能部门间的工作流程自动化。不同部门及其工作人员工作间的协作大大加强，从而使政府办公的效率得到较大的提高。而且，以Internet为基础，办公自动化系统实现了移动办公，政府机关的资源的利用不再受通讯技术的限制，从而实现了电子政务的第一个组成部分：政府内部的电子化和网络化办公。
　　
第三代OA是融信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统。它以知识管理为核心，提供丰富的学习功能与知识共享机制，确保使用者能随时随地根据需要向专家学习、向企业现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变并因此提高企业运作效率。
　　
第三代OA的核心是知识。与第二代相比，第三代OA不仅模拟和实现了工作流的自动化，更模拟和实现了工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。第三代OA系统的突出特点是：实时通信、实时交流。对于一种历史悠久且不断成熟的技术命名，只要人们接受它、确认它，就不会影响它的应用和进一步完善。国务院发展研究中心局长邓寿鹏进一步认为，办公设备+自动化=OA，OA+系统化=OIS，OIS+网络=EG/EB(E-Goverment/E-Business)，为此，近日召开的第五届办公自动化国际学术研讨会暨展览会的主题是“新世纪电子政府（EG）/电子商务（EC）的应用”。面向知识管理的电子政府建设，是目前政府办公自动化建设的新方向、新任务，也是行业以及企业开展信息化建设的重要内容。
　　
以知识管理为核心的第三代办公自动化系统，应该具有以下几个明显的特征：
　　
功能丰富、来源丰富的数据信息处理功能面向知识管理的办公自动化系统应充分集成各种信息数据，这些数据不仅包括电子邮件信息，而且还包括文件系统中的文件、传统的关系型数据库数据、数据仓库中的数据，甚至是Internet上的数据。
　　
充分利用各种协同工作手段包括多线程讨论、文档共享、电子邮件及一些辅助工具提供在线及时共享应用等，除此之外，还应该提供不同层面的信息共享方式，包括移动通讯设备的支持、手机的WAP接入访问、PDA的支持、统一消息为基础的提醒功能以及信息的传真功能。
　　
办公自动化系统起到“知识管理”的平台与门户作用面向知识管理的办公自动化系统逐步把知识管理原则与实践融入每个员工的日常工作中去。
　　
从上述特征来看，知识管理为电子政府的发展提供了难得的契机和突破点。它不仅完美地实现了政府机关内部的电子化和网络化办公功能，而且，政府部门可以以知识管理为基础，实现政府部门之间的信息共享和实时通讯。从而建立一个以反映人民需求为导向的政府，并以更高的效率运行行政流程。
　　
升温了？
　　
2000年7月22日，西方七国及俄罗斯国家元首在日本冲绳召开信息化首脑会议，会议第一天颁布了《全球信息社会冲绳宪章》，宪章中将人类社会正式称为“全球信息社会”，并且第一句话就提到信息技术是推进21世纪发展的最强大力量。
　　
目前，世界上各国政府都在积极进行电子政府的建设，这成为国际公共行政管理改革的新动向。如2000年3月，日本政府宣布实施电子政府工程，并计划2005年全面进入“办公电子化阶段”；美国在2000年6月6日至6月30日，用了二十天的时间完成了建设电子政府的全部立法程序，戈尔将其喻为“第二次美国独立革命”，并将在2005年前后最终进入电子政府时代；英国也在2000年提出，要建设最适于知识经济发展的“电子英国”，并把全面开通电子政府的时间从2008年提前到2005年。此外，新加坡、韩国、印度等国家以及区域政治、经济共同体也在积极行动之中；欧盟、东盟均提出“电子欧盟”和“电子东盟”计划。总之，电子政府建设已成为新千年、新世纪国际公共行政管理改革和衡量国家竞争力水平的显著标志之一。
　　
专家陈拂晓谈到，发达国家已将实现公共行政管理信息网络化——电子政府作为工程在建设着，并将在2005年前后完成，电子政府将在新世纪的前十年内成为现实。对我国，特别是在加入WTO后，政府与企业的信息化程度，将决定我国在全球竞争中的地位。为此，我国政府也非常重视政府信息化建设，中央领导在2个月内做了3次重要指示，强调政府行政管理信息网络化是一场深刻的革命，势在必行，国务院各部门领导要亲自抓本部门本系统的信息化。同时，国务院办公厅也加强了建设电子政府的协调指导力度，分别在2000年5月23日、2001年4月9日、2001年4月17日不到一年的时间内，下发了国办发[2000]36号、国办发[2001]25号、国办函[2001]23号等三个国务院办公厅文件，从建设的目标、任务、原则和工作要求，从“十五”期间的总体规划纲要，从具体应用项目建设等方面明确了国务院办公厅将利用三至五年时间，建设以“三网一库”为基本架构的政务信息化系统。
　　
有“谱”了？
　　
根据我国国情确立我国的电子政府建设框架是至关重要的。我国政府通过吸收国外在电子政务领域的最新研究成果和对我国当前电子政务建设的深入研究，提出了一套三位一体的电子政务理论框架。该框架是从政府基本职能出发而划分的基本建设任务，陈拂晓介绍到，政府的内部基本职能是行政决策，对此，政务信息化的任务是在内部建立以为领导依法决策服务为中心的“行政决策系统”；政府的外部基本职能是公众服务，因此，政务信息化的任务是在外部建立为社会、公众履行政府职能的“公众服务系统”。同时，政府职能决定了应用体系的性质：政府行政决策过程为涉密过程，政务信息化所建立的“行政决策系统”必须是一个可保守国家秘密的“涉密决策系统”；社会公众服务过程是一个公开过程，政务信息化所建立的为公众服务的系统必须是公开、透明的“公众服务系统”。
　　
所以，“三网一库”的建设架构为：内网（办公业务网）、专网（办公业务资源网）、外网（政府公众信息网）及资源数据库。
　　
“三网一库”建设架构的重大意义在于，办公自动化不再是手段，也不仅是一个技术系统，每项办公自动化应用都是在全球信息时代电子政府的一块基石，是实现电子政府的、具有革命性的政府数字化重建、再造过程。究其本质，是一场先进文化革命。其次，“三网一库”将是我国政府的行政决策、指挥系统，是国民经济与社会发展重要信息上传和国家行政决策下达的中枢系统之一，具有强规范性和指导性，是有机构成社会信息化体系的“纲”。“三网一库”连接了副省级以上的全国各地方政府首脑机关和国务院各部委及其下属机构的办公部门，是国家重要信息上传政府领导和重大决策下达社会、公众的主渠道之一，同时提供了中央政府和地方政府间以及部门之间统一的行政决策业务通信和应用平台，形成了跨地域、跨机构的网上虚拟政府框架。基于“三网一库”框架建立的多地方、多部门协同运行的综合业务应用系统，将稳步使行政决策系统和行政业务系统有机整合，促进业务优化，推动机构改革，最终迈向电子政府。“三网一库”提供了重要信息上传和重大行政决策下达的标准、规范和接口，有利于社会各类信息系统“接轨”、有机整合和健康有序地发展，能起到纲举目张的重要作用，进而加速国民经济信息化和社会信息化进程。
　　
对于我国政府“三网一库”的建设进展与前景，陈拂晓谈到，1991年年底，在国务院办公厅领导下，实现了全国47个副省级以上地方政府和国务院各部委、机构办公厅（室）“内网”永久、安全、保密的互联，为“专网”即政府办公业务资源网的建设打下良好基础。目前，全国政府系统第二代电子邮件系统已开通，从而提供了跨地域、跨部门，全国统一的行政决策业务电子邮件平台。基于“三网一库”建设，各级政府部门在积极部署应用项目的建设，以进一步推进政务信息化。具体包括领导同志个性化服务、建设高速数据通信平台、全国公文无纸化传输（电子红头印章）、中国城市环境信息系统（协同运行）、国务院防灾减灾系统（GIS和DSS，多部门为主，协同运行）、国务院西部大开发系统（GIS和DSS，多地方为主，协同运行）等等。
　　
有“尺”吗？
　　
从目前的情况看，OA建设还只能从局部开始，从那些最容易信息化的部门开始，以局部带动全体，而试图一步到位，只买机器不去研究应用的做法，是对信息化的误解，会造成社会资产的极大浪费，同时也影响了社会对信息化的信心与决心。——当然，这种建设的前提是人们意识的转变和管理模式的改革。围绕电子政府建设的一个重要问题是，如何评价电子政府的建设状况？对于企业来说能带来多少效益？
　　
国家信息中心总经济师杨学山在大会上提出了电子政府发展的四个阶段、八项评价指标。即电子政府的发展要经历起步、发展、集成、成熟四个阶段，从网络、应用、数据（信息）、制度和业务流程、投资和运行、管理和法规、管理和决策的影响、对经济和社会发展的作用八个方面进行评价。具体的，针对网络，可以从网络的性能、规模、可靠及安全、与政府网络平台的集成度几方面评价；对于应用，着重考察系统覆盖业务的比重，同一政府机构内跨政府部门（机构和层次）应用情况，政府公众服务及业务处理的深度（对管理和决策支持的程度）；对于数据（信息），从考虑数字化、网络化比重，数据（信息）组织的质量，政府机构内信息共享的水平，政府信息公开的程度，制度和业务流程，根据网络化环境重组政府业务的比重和科学性，管理制度的调整范围，跨机构和跨层次的政府业务调整范围和深度等方面入手；在投资和运行方面，从建设和运行维护费用制度化安排的比重，项目审批的协调、制度化和科学性，运行模式的安全可靠性、稳定性、经济性、市场性，管理和法规，统一的管理协调机构是否成立，评价体系成熟性，标准规范（含建设和管理）的完备性，系统建设、运行维护、安全、标准、采购、政府信息管理、隐私、信息公开等一系列法规是否制定；对于管理和决策的影响，进行对管理效率提高的定量分析；对管理决策质量的提高，评价使用的工具和范围；对经济和社会发展的作用，评价信息引导的作用，企业办事效率提高的作用，政府电子商务的示范作用，政府信息化建设的示范作用。
　　
对于电子政府建设的难点，杨学山分析到，建设电子政府，首先存在现行制度和业务模式与信息生产力发展要求的矛盾；其次存在高质量数据的要求和信息管理薄弱的矛盾，如管理决策需要高质量的数据，但已有的信息管理和处理远远不能满足这种要求；第三，存在信息的局部控制与共享要求的矛盾，政府信息缺乏有效的全局管理，与信息利用的全局性本质存在矛盾；第四，存在分散式网络体系与安全可靠性的矛盾，政府网络要求高安全及可靠性；第五，存在政府投资与行政经费的额度和管理与政府信息系统和网络运行维护需求的矛盾；第六，存在本质的全局管理要求与分散或无管理的矛盾，电子政府建设和管理本质上需要全局管理，目前管理分散、多头，有些地方处于无管理状态。
　　
为此，我国电子政府工作当前重点着重在法规先行；确立安全策略，制定实施办法；以全面建立CIO制为突破口，确立完整的协调管理体系；统一网络平台；业务应用向纵深发展；注重信息管理等几个方面。