办公自动化企业篇

浙江电力

浙江省电力公司担负着整个浙江省的电力供应，管理着浙江省电力的480亿资产。浙江省电力公司从1999年5月开始在全省范围内搭建以莲花宝箱为基础平台的OA系统，目前为止，实施范围遍布浙江省全境：浙江省电力公司本部、金华市电力公司、嘉兴市电力公司等10个地市电力公司、北仑电厂、镇海电厂等10个发电厂、浙江省电力设计院等9个子公司、嘉兴、杭州等近40家县级供电局……
　　
随着办公自动化系统在浙江电力的广泛应用和推广，办公自动化系统已经与用户的日常工作息息相关。为了进一步提高系统的运行质量和性能，满足企业对办公自动化系统稳定性、安全性的更高要求，2000年，浙江电力与意能公司合作，对原有的办公自动化系统进行了改造升级。在网络通讯条件良好的地市局，配置AS/400服务器作为办公自动化的应用服务器，利用400服务器所支持的多个分区服务器的特性，实现地市局统一对县局的办公自动化应用管理。
　　
浙江电力办公自动化系统采用ePowerOffice办公自动化解决方案，实现了全新的文档管理的概念——文档一体化管理。实现企业内文档管理一体化有助于：
　　
1、 优化管理体制 改革现有的文件、文印、打字、档案管理模式，提高企业办公效率。
　　
2、 转变管理观念 调整有关机构、岗位设置。
　　
目前，浙江电力下属10个地市局有7个地市局购买了AS/400服务器，加上省公司本部、北仑电厂等，总台数达到14台。其中湖州、嘉兴、绍兴、温州都实现了地市局与县局应用的统一管理，特别是嘉兴电力局，作为应用的试点单位，对实现的用户数量、应用水平进行分析后，采购了两台400服务器，分别作为邮件和应用服务器，合理分配数据量。
　　
在办公自动化系统建设上，浙江省电力公司在地市局与县局网络带宽允许的条件下，在地市局配置一台AS/400作办公自动化服务器，启动多个Domino服务，实现了地市局与县局的应用服务器，在物理上和操作系统上的集中，逻辑上和应用上的分离。在小型机的维护、操作系统的维护、Lotus Domino Server的维护以及数据的备份全部集中在地市局，县局不需要配备任何信息技术人员，而在应用层面上实现县局独立、完整的、有高度保密的自主维护，这样的系统选件能够充分利用现有的网络资源，极大地减少了管理和维护的成本。此外，省公司要求，实现办公自动化服务器的物理集中，从而提高网络的利用率，减少服务器的一次性投资，降低管理和维护的费用。目前金华局（IBM AS400/2409小型机可装6个Domino服务供4个县市局及市本级）和湖州局（IBM AS400/2408小型机可装5个Domino服务供3个县市局及市本级）已经按照此要求进行建设和运行。
　　
一年多的实践证明，浙江电力办公自动化系统实现了文档一体化管理，充分应用计算机网络技术，打破文件管理和档案管理分两个阶段的管理模式，把档案基本要素的确定工作，融化在文件处理的全过程中，比如发文的流转，在文件起草时，用户就可以根据系统的配置确定所写文件的档案要素，并在流转过程中由文件的处理人员进行鉴定，最后当文件归档后，再由档案人员进行专业的档案要素鉴定工作。
　　
在文件的整个处理过程中，真正实现了文件修改的痕迹保留功能，而且系统能够根据用户在Notes文档中对关键字段的修改，实时对word文件的内容进行刷新，同时保留修改痕迹。每篇文档都有两种察看、打印方式：痕迹版和清晰版。在一篇文档中通过痕迹版记录了所有流经人员的对文档的每一步操作，其中包括流经人员的姓名、修改内容、修改时间等内容；对不同人员的修改内容，系统采用不同的颜色清晰地表示出来。

上海宝钢

在企业信息化建设方面，宝钢一直不甘人后，积极采用世界先进的信息技术构建企业高效率的通讯基础设施，目前，宝钢已经成功地应用世界领先的Intranet企业平台及计算机通信软件Louts Domino/Notes，建立起一个覆盖面积达18平方公里、能够触及整个厂区的企业网，实现高效率的企业管理。
　　
宝钢的办公自动化系统始建于1994年，是宝钢现代化管理与信息时代相结合的产品，它在整个宝钢的普及与应用，促使宝钢办公信息管理产生深刻的变革—从纸质管理迈进数字化信息管理，迅速提升了整个宝钢的办公效率。
　　
宝钢应用Louts Domino/Notes建立的企业网，很好地满足了本单位办公信息自动化管理的要求，同时通过上下级机构Notes Server实时联系，形成一个既相对独立又容易集中的灵活的企业网，使整个企业能够充分利用Lotus Domino/Notes强劲的协作和通讯功能，实现高效率的企业管理。
　　
采用Lotus Notes建立起来的电子邮件系统是宝钢办公自动化系统中的重要组成部分，目前已经拥有881个用户(包括个人和群组)。这个电子邮件系统不仅为用户搭建一个传递和处理信息的平台，使人们能够跨越时间和地域的限制，自由、畅通地交换信息，更重要的是，它为用户提供了一种强劲的计算能力，允许不同的用户根据自身需要定制自己的应用，轻松实现“最终用户计算/最终用户开发”，从而能够充分利用现有的人力和设备资源。
　　
宝钢在应用Lotus Domino/Notes的三年中，不断开发出基于Domino/Notes的应用系统，包括调度日报、会议安排、信息公告、电子刊物、大事记管理、故障报修、项目管理和虚拟会议等多种可靠而实用的应用系统。
　　
调度日报：由Notes系统自动向相关部门下发反映整个公司每日生产情况的信息汇总报表，及时反映宝钢的日生产情况；
　　
会议安排：在每周五下午将整个公司在下周的领导会议安排议程发送到相关部门，相关部门再据此安排各自的日程，有效避免日程安排的冲突；
　　
信息公告：发布公司内外的信息，供全公司共享与参考；
　　
电子刊物：各二级厂部、机关处室及各冶建单位的日常信息分门别类地上报公司，并由此编辑成《信息快讯》、《宝钢建设信息》、《情况反映》、《信息纵横》等电子刊物供领导参考及各单位学习；
　　
大事记管理：将公司内部发生的重大事件录入数据库，为查询和统计提供方便；
　　
故障报修：用户只需将办公自动化系统中出现的故障现象描述在Notes系统中，留下电话、地址及联系人，办公自动化系统的运行维护人员会及时到现场解决问题；
　　
项目管理：根据“美国系统工程管理原理”，将每个项目细化为多个模块，使项目管理清晰而易于操作，这个先进的项目管理模式成功地应用于宝钢一号高炉大修工程中，已经成为公司领导和项目负责人管理项目的得力助手；
　　
虚拟会议：在公司内部构建一个虚拟的办公环境，公司领导和各级单位领导、职工可以在不定的地点、不同的时间讨论各种问题，虚拟会议由会议主持者在网上发布本次会议的主题，各单位根据会议主题将本单位的事宜写入Notes相关的数据库中，会议之后通过电子邮件下发会议纪要，并通过系统权限设置可确定会议的参加单位和阅读单位。
　　
宝钢计算机系统工程有限公司在构建基于Lotus Domino/Notes宝钢办公自动化系统的过程上，积累丰富的Domino/Notes应用开发和管理经验。借助Lotus Domino群件系统与Web服务器、用于内部通讯的Notes邮件系统等世界主流网络平台系统，宝钢计算机系统工程有限公司正在不懈努力，确保基于Notes强大功能的宝钢办公自动化电子邮件系统在宝钢办公信息管理方面发挥越来越重要的作用。