协同办公从现在开始

艾文

持续多日的“非典”疫情，已经使我们习惯了SOHO一族的生活：上Internet、收发邮件、处理日常事物……几天下来，我们发现，尽管SOHO远离了“非典”，也处理了简单的日常事物工作，但好象远不及在办公室的工作效率高，而且总觉得还有很多事情还没有做。或许，我们现在需要的是一个更为简便、快捷的协同办公（OA）系统来协助我们。于是，协同OA软件也就成了软件厂商在“非典”时期给我们的最好礼物。

传统OA的缺陷是什么？

目前，在政府上网、电子政务等国家重大工程的推动下，国内大多数企业都已经建立了各种各样的办公系统，但从应用现状以及需求来看，传统OA产品由于其自身的缺陷，将不可避免地导致一些问题的发生，记者在采访时发现，主要表现为以下三个方面：

信息孤岛

办公系统的分散开发和引入，使信息被封存在不同的应用平台和数据库中，定义和采集相互独立，从而形成了许多信息孤岛，大量有用的信息分散在各个“死角”，不能被有效地利用和共享。而建立一个高效的办公自动化环境的首要条件就是保证信息的畅通无阻和高效利用。

应用孤岛

传统OA系统难以与企业其它业务系统紧密集成，使得企业内部各业务系统相互独立、数据不一致，信息共享程度不高、管理分散，工具落后、管理维护工作量大，各部门各系统往往形成一个个“应用孤岛”，企业需要花大量的人力、物力在不同的应用系统之间切换，以获取相应的信息进行分析，造成资源浪费和重复劳动，企业的运作效率大大下降。

资源孤岛

企业内部各部门之间的协同，以及企业内部与外部资源（包括客户和合作伙伴）之间的协同，在这个新信息时代越发凸现其重要性。企业必须建立一个动态的、可控的、统一的、全面集成和协作化的信息应用环境，从而使得企业内部资源（管理者、员工）和外部资源（客户和伙伴）能够在一个统一的平台上高度共享信息、协同完成各种复杂的业务处理、形成知识积累的科学体系、共同面对市场环境的变化。而传统的OA系统由于其体系架构相对陈旧，无法很好地建立起这样一个协同运作的环境。

因此，传统OA已经不能完全满足企业日益增长的需求，企业迫切需要一个可以实现整合内外资源的高效的信息系统，从而提升其管理水平。

我们的需求是什么？

协同（Collaboration）是上个世纪90年代末期兴起的管理思想。谈到协同，我们自然会想起团结的力量，就像Linux开发本身就是一种典型的协同开发模式一样，真正的协同应该能够产生巨大的效应。

我们在处理各种办公事务的时候，经常会用到四个方面的软件——名片、日程、文档、通信。任何一件事情都会涉及到以上两个甚至两个以上的应用模块。在这四个看似简单的应用里面，它们互相之间会涉及到频繁应用操作的相互整合，也涉及到各种用户数据互相之间的关联和一致性的处理。同样，我们还会涉及到用户跟用户之间，即人员之间的一种协作和数据的交换。由此得知，办公事务的处理，其实更需要一个协同的过程。

很多资料表明，在普通的商业通信里面，用的最多的还是邮件系统。但这仅仅是协同的一个组成部分。泛微工程师陈先生在接受记者采访时强调，真正的协同OA软件应该能够突破传统OA，它不仅有效地解决传统OA在企业管理上的难题，更以高度的协同性、集成性、可扩展性、可定制性满足企业全方位的办公管理需求。具体地说，它至少应该具有以下几个特点：

协同性

基于企业先进管理理念的协同CA系统实现了真正意义上的“协同性”，它将企业内部和外部的资源全部整合在统一的平台上进行管理，并提供单一的访问入口：以先进和开放的平台体系融合企业各种应用；以信息门户提供统一和个性化的访问入口；以工作流程打通企业运作各个环节，使资金流、物流和知识信息流无阻碍地流通。

协同OA软件所要达到的目的就是不仅实现企业内部各组织、各部门、各人员的协同，还将企业外部的客户和合作伙伴纳入管理平台，创建一个紧密结合、共同运作、动态调整的大协同环境体系。

知识性

知识的积累、共享和创新是企业得以生存和持续发展的第一动力。协同OA软件不仅是企业电子化运作的工具，还为企业搭建一个高效的知识管理平台，利用各种IT工具有效地管理、存储和分析企业各种结构化和非结构化的知识信息，并及时地把这些知识信息及时传递给需要的人，从而创建一个知识化的组织体系。

应用深化

协同OA软件系统所完成的不仅仅是简单的文档处理和公文流转，而是企业全面信息体系的前台构件，它一方面可以完成与企业后台构件（如ERP）的数据和应用整合，另一方面可以外延扩展其功能应用，完成ORM、HR、资产管理等功能，搭建适合企业应用的电子商务环境，并可根据企业的实际需求扩展应用。

可定制性

企业的组织结构、人力资源构成、工作流模式会随着企业内部和外部环境的变化而变化，而协同OA系统具有良好的可扩展性和强大的自定义功能，以适应组织结构和业务流程调整的需要，而无需进行最底层的开发，大大提高了系统的灵活性和适用性。

个性化

协同OA软件的用户所获得的信息和应用不应再是千人一面。通过协同办公的企业信息门户，将企业的所有应用和数据集成到一个信息管理平台之上，并以统一的界面提供给用户，使企业可以快速地建立个性化应用。它向分布各处的用户提供商业信息，帮助用户管理、组织和查询与企业和部门相关的信息。内部和外部用户只需要使用浏览器就可以得到自己需要的数据、分析报表及业务决策支持信息。企业信息门户突破“信息海洋”造成的工作效率低下的情况，并以友好、快捷的方式提供给访问者最感兴趣和最相关的信息。

现在流行什么？
　　
纵观国内协同OA软件，我们不难发现，目前市场上出现的产品大致可分为两大类。一类是在以IBM Lotus Notes/Domino为代表的平台上所开发的应用软件；另一类则是国内软件企业自主研发的具有自主知识产权的软件。然而，在技术的先进性上，具有10多年经验的IBM Lotus平台仍然领跑于协同OA市场。

去年11月，IBM把历经3年开发成功的Lotus Notes/Domino 6展现在我们面前。它将协作应用作为组件，可嵌入到任何基于Java的应用体系架构中，让“应用到哪里，协作（即：协同）到哪里”，使得IBM再一次带动协作技术史上的又一次革命——情景协作（Contextual Collaboration）。情景协作提供了模块化的协作组件，可将电子化协作功能嵌入到涉及人的商业应用的各个领域。可以说，在电子商务整个流程中，凡是需要有人参与到其中的应用，就有情景协作。

 

　　图1 冠群联想问鼎协同办公系统架构

也正是由于Lotus Notes/Domino的号召力，使其在国内拥有众多的ISV。与此同时，全球协同OA软件市场也在悄悄地变脸。尽管IBM在IDC协同办公市场的调查中仍然以49%的份额夺取了桂冠，但却一刻也不敢懈怠微软Exchange这个最主要的竞争对手。去年7月，Oracle公司在此也发布了协同OA软件，并向IBM、微软发出了挑战。与此同时，国内协同OA也在发生着变化。企业发现，自主品牌的协同OA软件更加符合他们的需求，而且在性价比上明显优于前者，大多数用户还是选择了后者。于是，市场上也出现了诸如金航数码、点击科技、上海合强、金和、中唐科技、奥码天地、泛微软件等众多品牌，国内协同OA市场日渐红火，并显示出其个性化的一面。

对此冠群联想软件公司信息应用事业部总经理王雷认为，由于个性化在目前协同OA软件中具有广泛的需求，开发商还希望能够嵌入其他先进的软件技术，来显示其个性化的一面。据王雷介绍，冠群联想利用CA CleverPath Portal 建立统一的企业信息化平台，不仅可以整合企业现有的应用系统，避免重复投资，而且还能够同步、共享各系统间的数据，使深层数据挖掘及OLAP成为可能。而这也就是冠群联想所倡导的第四代OA系统理念，即：融入办公自动化和企业信息门户功能的新一代办公自动化应用系统，它具有先进的内外网相结合的协同办公功能，系统架构如图1所示。

面对未来的发展，金航数码陈少锋表示，尽管协同OA软件现在仍有很多不规范的地方，比如在功能方面是百花齐放，百家争鸣，个性化很强，没有行业标准，市场需求量非常之大，对软件本身的“需求”也没有标准，无法直接比较和度量什么产品好，什么产品不好，等等，在不久的将来，协同OA软件定会成为一个企业、机关、学校等单位最基本的信息平台，这是毫无疑问的。可以想象，当一款款性能价格比好、标准化的功能结构、标准化的模块、标准化的开放的接口、能够与其他基于网络和管理软件的应用程序和系统很好融合的协同OA软件改变我们的生活，提高我们的工作效率的时候，我们该是怎样的一种心情呢？就让协同OA软件从这一刻起，改变我们的生活吧！

协同是……

点击科技公司 协同并不是指一个简单的人与人之间的一种信息交换的过程它应该包含四个重要的概念，第一个叫做人员协同，就是人跟人之间、团队跟团队之间如何通过信息的交换，同步其各种行为，完成既定的任务；第二是知识协同，也就是说我们如何去挖掘信息之间的一种关联，如何去很好地整合各种信息，把它们变成一种可再利用的知识资产；第三是应用协同，就是我们如何整合各种各样的应用，以人为中心，建立一个统一的、完整的应用平台；第四个叫做流程协同，就是如何在各个不同的环节流程之间，建立他们的联系，通过这种联系，去构造一个完整的应用体系，去实现现代延伸型企业的协同商务模式。

因此，我们所说的协同，甚至可以延展出一个更广泛的含义，而点击科技所提出的协同应用，是一个完整的思想体系，它不仅仅贯穿到我们这个软件平台当中，同时也贯穿到我们整个经营理念之中。

上海合强软件 管理、协同、知识是企业实现信息化、电子化、网络化的三个最重要因素。而OA软件作为管理信息化的软件产品也必须在这三方面下功夫，才能够在用户的管理应用中施展其知识应用的拳脚。在实际中，企业的领导者最注重的是管理，而如何实现内部的电子化管理、有效提高办公效率则是他们所关心的问题。现代意识上的管理是知识的管理，要将分散在每个员工头脑中的知识进行收集、整理、以至共享出来，就需要协同来整合。基于管理、协同、知识的合强iOA智能办公系统已不再是一般意义上的“办公自动化OA系统”，所体现的正是管理、协同与知识三位一体的内涵。

朝华软件 协同管理系统最重要的是实现业务管理上的协同，从应用的层面看，它以部门之间、跨部门以及企业内部与外部的工作流程，来带动知识信息流、物流、资金流等在企业内外的无障碍流动，并完成相关数据库的更新。对于系统本身，任何一个模块都可以看作是系统应用层面上的核心，其他所有的模块都围绕它工作，共同完成它所要求的相关应用。从管理的层面上看，由于它基于资源协同的思想设计，实现的是“以点带面”和“协同运作”，任何一个因素的变化都会在系统中的相关点反应出来，并通过协同商务平台提供给企业各部门、以及企业的外部资源，从而使业务过程达到高效、协作的目的。

冠群联想软件公司 协同是企业/政府信息化平台的功能，为用户提供的一个全面的工作平台，这个平台的服务对象既包括内部人员，同时也要有外部用户，这个平台的功能应该能够包括使用者日常工作涉及的各个方面，即能够根据用户角色的不同，提供日常办公工作功能和所需要的各类信息。

我们的技术策略也是基于这种思路形成的。我们目前提供的问鼎协同系列产品包括：问鼎企业信息门户、问鼎协同办公系统、问鼎信息发布产品。这三个产品满足了上述对协同办公的功能要求。

金航数码 协同就是要借助计算机技术和网络通信技术实现对办公中数据流、信息流、知识流的有效管理。协同的过程就是各种工作流的流转过程，因此从某种角度讲，协同就是工作流。

在各种工作流的流转过程中，为了更好地达到协同的目标，必须要从不同的资源和系统中获取并共享数据、信息和知识。因此，协同就是信息和知识的共享及利用。所有的协同都必须构建在一个我们称之为协同平台的基础体系结构上，协同平台涉及到了许多计算机技术，包括网络（通信）技术、群件（工作流）技术、安全技术、数据存储和共享技术、应用系统的集成技术、门户技术等等。

泛微软件有限公司 协同的理念至少包括信息协同、业务协同、资源协同三大部分。真正的协同办公系统应该打破企业信息化应用的各个壁垒，使企业内部资源（管理者、员工）和外部资源（客户、合作伙伴和其它相关企事业单位）都能够在统一的平台上进行信息共享和业务协作。

 本文原载于中国计算机报