新世纪的办公自动化  
 
谢小能

摘要:随着以计算机技术、通讯技术为代表的信息技术的发展，办公自动化在企事业单位的管理、经营活动中发挥着越来越重要的作用。人们要求办公自动化系统能适应不断变化的办公需求，提供解决公文处理等偏向个体的自动办公功能，还要求能解决人们之间信息交换与共享的要求。在未来的新世纪，办公自动化系统要如何发展才能满足用户不断增长和变化的需要?将在本文中找到答案。
　　
一、前言
　　
办公自动化(OA-Office Automation)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。通过网络，组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作。通过OA系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了办公手段，实现了办公的高效率。现在所说的办公自动化，应该是以网络为依托，在企业内部进行畅通的信息交流。在这种模式下，企业成为一个大办公室，它下面的财务、人事、行政、业务等部门都成为企业信息流中的一个环节，而不再是一个一个的信息孤岛。依靠这种模式，企业的组织结构能够得到简化，各个部门在信息共享的基础上进行协作，便于明确各个部门甚至每个员工的责任，而决策层可以迅速综合来自各个方面的信息，并以此为依据制定企业的战略决策。没有人怀疑计算机的出现给办公室职员带来的便利，但是对现代的办公自动化而言，其目的已经不局限于减轻员工的工作量，而是要将员工从繁琐的事务性工作中解放出来，用更多的精力去关注最重要的事情，从而提高企业的效率，增强企业的综合竞争能力。从这个意义上讲，在市场竞争日趋白热化的今天，办公自动化已经不再是一种手段、一种工具，而成为决定企业生存发展的命脉。
　　
二、我国办公自动化的历史和现状
　　
我国从八十年代末、九十年代初开始发展办公自动化，到现在已经有十几年的历史了。在早期，多是由企业、单位内部的计算机人员或爱好者使用FoxBASE、Foxpro编写出来的，这些软件并非我们现在所指的办公自动化软件，而是针对办公中某个特定的需求开发的(如：收文登记)，它们多数是单机操作模式，不能实现信息交换和共享，所做的内容往往只是输入某些特定内容，再把这些内容按照一定的格式打印出来，所以这些软件在真正意义上说并不能说是办公自动化软件。
　　
进入九十年代中期后，随着网络技术(如：100M以太网)、群件系统(特别MicrosoftExchange Server和Louts Notes)、数据库技术(成熟的关系数据库管理系统)和各种面向对象开发工具(如：Microsoft Visual Studio)等技术和产品日渐成熟而被广泛应用，同时由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈，以及政府管理职能的扩大和优化，这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长。这时，办公自动化开始进入一个快速的发展阶段。随着软件市场的逐渐开拓，国内专门从事软件开发的公司也逐渐成长起来，并专门为政府和企业“度身定做”办公自动化系统，由于这些系统是根据用户的具体需求开发的，所以它功能比较完善，并能较好的满足用户的实际需要，但它存在着一些致命的缺点：
　　
1.开发周期长·2.投资大·3.软件开发完成后需要不断的维护
　　
导致出现这些缺点的原因有很多种，如软件开发公司的开发队伍组队模式不合理、缺乏开发办公自动化产品的经验、用户缺乏对办公自化产品的认识等等，但真正重要的原因往往是由于在开发过程中或开发完成后用户的需求发生变化而引起的，经常会出现在开发过程中因为用户的需求不断变化而导致软件的不断修改，以至整个开发周期加长和开发费用超支。当经过千辛万苦把软件开发出来后，又会因为用户需求变化要对软件进行不断的修改维护。到最后，整个软件犹如一件千缝百补的衣裳，性能和可使用性都大大降低。很多软件开发公司认为这些问题的出现在于用户的需求的不断变化，其实这种想法并不正确，因为社会的发展和国家机构的改革必然会导致国家机关和企业的管理模式变化，而这种管理模式的变化将引起用户对办公自动化软件的需求变化。既然“变”是不可避免的，我们就要让软件能够适应这种变化。
　　
到了九十年代末期，随着各个国家机关和企业计算机网络建设的逐渐完善，以及Internet/Intranet在国内的普及，整个社会中人与人的交流和联系方式发生了本质的变化，电子化的信息交流方式逐渐成为主流。这时早期开发的一些办公自动化软件又暴露出一些弊端。早期办公自动化软件多是以局域网环境为基础而设计的，由于当时选型的平台并不是统一的(如群件平台、数据库平台)，造成在实现多个局域网进行数据交换(如与上下级或平级单位的数据交换)遇到了极大的阻力，出现了一种“信息鸿沟”，局域网间的信息传递往往只能依靠原始的文本方式传递，从而形成了一个个各自独立的信息孤岛。这种情况极大地阻碍了我国办公自动化的发展。
　　
三、办公自动化的发展前景
　　
1999年是我国的“政府上网年”，国家的政府机构改革也在紧锣密鼓地进行，政府一边精简机构、缩减人员，一边要求利用计算机技术实现政府管理的现代化。与此同时，随着市场经济的不断深化和市场竞争的逐渐激烈，企业也认识到暴利时代已经过去，企业的真正利润增长点在于优化企业内部管理、降低产品成本、提高产品竞争能力上。在未来的21世纪，将是我国的办公自动化一个发展的黄金时代。
　　
综上所述，办公自动化发展到今天，办公自动化系统的定义已由原来简单的公文处理扩展到整个企事业单位的信息交换平台，并实现了与系统支持平台的无关性，其功能已有极大的飞跃。然而随着计算机技术水平的不断提高和用户不断增长的需要，我国办公自动化的道路还很漫长。愿我们共同努力，为我国的计算机技术在办公自动化领域得到更好的应用作出我们应有的贡献。