看美国企业的档案工作

马佩琴

IBM公司档案馆

IBM公司的档案馆位于美国新泽西州。成立于1964年，1968年，公司专门从哈佛大学请来历史学专家，对公司文件进行鉴定，提出了IBM公司要加强档案工作的建议。根据专家的意见，到1972年，公司的档案工作人员增加到7名。1998年现任馆长到任后，大力呼吁加强企业档案工作，得到了公司领导的信任和支持，解决了公司档案工作发展的经费问题，每年公司拨款100万美元，改善了库房管理条件，增加了人员，现在档案馆有正式职工5名，合同工7名。档案馆馆长由公司总经理直接任命，档案工作直接向秘书长报告，由秘书长向IBM首席律师报告。

IBM公司档案馆馆藏档案共有10000立方英尺，有3000张照片，5000盒声像档案，2000件展品，共有两个库房。7个合同工主要负责整理文件。公司档案馆设有查询利用室，主要提供：各分公司的反映厂史活动的记录汇编，市场部编的市场销售人员销售情况，新产品介绍汇偏。档案馆根据公司需要制定了文件保管期限表。公司每个部门都有兼职文件管理人员负责保管文件。文件的鉴别工作是由文件管理人员（秘书或工程师）来做的，由他们根据文件保管期限表将具有“档案”意义即有保存价值的文件，放入统一制作的箱盒中，移交档案馆。公司的法律文件及专利，有竞争性的文件暂时不在档案馆保存。档案馆主要保存公司有关产品史、工厂史、公司史的文件。

在档案的对外提供与利用方面，IBM公司档案馆持谨慎的态度，凡是涉及公司商业秘密的文件一律不向外界提供。现有档案数量的50%是可以对外开放的。对外服务的方式是：函调，发E-mail。利用者主要是历史研究人员，新闻记者。IBM公司档案馆的档案管理有纸质目录和电子文件目录两种检索手段，卷内文件的分类编号简明清楚。档案管理人员将公司各部门送交的文件自动从盒中取出，先把文件放入无酸软卷皮中，再将同类若干件软卷皮夹好的文件，放入标准的无酸盒子中。在整理过程中，档案人员充分尊重文件原有的文件分类和排列顺序，将每箱盒内的文件逐一编号排列，用铅笔标注在软卷皮上，不在文件原件上做任何标记，也不进行装订。

美国电信公司档案馆

美国电信公司成立于1876年，总部设在芝加哥，主要负责美国中西部5个州的电话业务，同时还为用户提供安全监控系统，图书馆应用软件等方面的服务，公司共有员工7万多人。

美国电信公司档案馆隶属于公司公共关系部，档案馆的主要职责是：收集管理永久性文件并负责提供利用。公司设有图书馆，有16名工作人员负责现行文件的管理，文件在图书馆保管5年后向档案馆移交。有关公司董事会记录、股东大会记录等方面的文件在公司法律部保管。

档案馆共有750立方英尺的档案。有档案库房一间，位于公司总部办公楼的设备层，备件简陋且拥挤。公司档案文件分为11类，包括：公司财务报表、高级主管经理文件、公司职能部门文件、所属部门文件、公司对外公开出版物、录音录像带、早期照片、1984年以前的公司内部出版物。

档案馆库房还保存有1878年至今电话公司使用的各种电话机实物。每一部电话机都有标签标识出电话机生产使用的年代，档案馆不定期利用这批实物搞小型巡回展览，向员工宣传公司的发展历史。公司每年给档案馆20万美元的经费，用于工作人员的工资、公务出差、购置消耗品、档案设备购置等。

21世纪是一个社会高度信息化的崭新时代。作为国家文献信息事业重要组成部分的档案事业，也面临着由传统的档案实体管理体制向着以全方位的档案信息管理、档案信息服务和档案信息开发三位一体为特征的新体制的历史性转轨。早在1984年，邓小平同志就发出了“开发信息资源，服务四化建设”的号召，将开发包括档案在内的信息资源的重要性，提到了一个前所未有的高度，为中国档案事业的未来发展指明了方向。

档案信息作为一种文化积淀，既能凝聚和激励国人，更是重塑和完善国民人性、人格的精神力量。一方面，人类社会的发展史本身就是一部活生生的生产力进化史，是档案信息积聚过程，是定向知识经济的演化史。同时，科技革命极大地改变了世界，成为人类进一步改进生存和发展的基本前提。它留下人类生存发展的轨迹，更为人类社会留下丰富的档案信息资源。

转自北京咨询业