关于个人知识管理（PKM）的一些基本概念

作者：李慷  2003-11-9 13:51:56 

博客中国(Blogchina.com)  b15977c 

 

三木  编译

 

     编译者：看了博客上对知识管理（包括个人和组织）的评论，精彩之余，总觉得对知识管理的概念论及不够，尤其是个人知识管理（PKM）本身的基本概念仍然不够清晰，深度也显不足，而目前关于KM和PKM的争议大部分是基础性的和概念性的。正好有机会看了CSC公司首席研究官及皇家墨尔本理工大学（RMIT）兼职教授Eric Tsui的论文，觉得对知识管理一些概念的澄清应当有所助益，遂将其中有关的内容摘译如下，以资参考：

 

Technologies for Personal and Peer-to-Peer (P2P) Knowledge

 

Management（个人对等知识管理技术）

 

   绝大部分知识管理都是基于组织（企业）的，因此，它们经常被描述为自上而下，以自我为中心，缺乏适应力，并且应对环境变化缓慢。目前有很多文章描述组织中的IT和知识管理系统，但仍然缺乏对个人知识管理及其工具的系统研究。

 

在今天知识竞争日趋激烈的社会，独立知识性工作者（Individual Knowledge Worker）不断地需要在多终端（比如PC、手机、PDA）上，与多个人共同实现知识（信息）的捕捉、获取、分类、定位和分发。

 

独立知识性工作者（IKWs）之间的知识共享经常是跨越组织边界的。因此，个人的知识管理工具与上述的组织（通常是企业）知识管理具有非常不同的特性。在个人群体的层面上，知识管理（P2P）通常被定义为文件共享、网络内容分发、协同工作和知识检索（编者按：请注意，文件共享被排到第一位）。

 

潜在的P2PKM（个人对等知识管理）应用包括：远程（电子）学习、实时协作和模拟实战、协同产品开发、商务过程自动化（BPA），以及电子商务（支付）体系。

 

关键词：知识管理工具（Knowledge Management Tools）、个人网站（Portals）、协同（Collaboration）、电子学习（E-Learning）、智能代理工具（Intelligent Agents，比如PDA）、检索、个人知识管理（PKM）、对等（Peer-to-Peer）、有组织地存储（Organisational Memory，文档管理）、文件共享（File Sharing）

 

 

 

1. 知识管理技术

 

通常情况下，任何组织层面上知识管理的成功都有赖于三个基本因素：“个人”、“过程”和“技术”（people, process and technology）。其中，“个人”以及相关的文化因素是决定组织（企业）知识管理系统（KMS）能否被采纳和是否具有持久性的关键因素，无论是否涉及技术问题。

 

文化因素应当包括但不仅限于：个人和群体共享的规范和价值，以及一个组织中对等个人之间的信任。不过，直到今天，技术仍然被普遍认为是不同知识管理“过程”（包括知识获取、分类、存储、检索和分发）的赋能者和支持者。

 

国外一些学者分别对企业知识管理工具（EKM）有所论述。在实践中，组织通常会使用下列一些（技术）概念来支持知识管理的成果：

 

■        知识地图

 

■        分类方法

 

■        企业搜索引擎

 

■        电子协作工具

 

■        信息仓库

 

■        专家体系

 

■        数据挖掘/知识发现体系

 

■        基于案例的推断/问答（QA）工具（通常以帮助界面和联系呼叫中心的方式出现）

 

■        电子学习和学习管理体系(LMS)

 

■        企业信息门户

 

■        知识资本（IC）评估工具

 

几乎以上所有的分类体系都是基于（一个或多个）企业应用的，因此，它们经常被集中配置安装于企业服务器上，并通过客户端（即所谓瘦客户机）访问和获取，采用自上而下的设计，并且花费大量的精力来设计、构建、评估、配置和维护。

 

这些工具为那些拥有良好IT基础设施（比如网络连接系统、统一网管系统和具有可扩展性）的组织而设计。在很多情况下，这些工具甚至经常会超出中小企业的应用需要，因为这些企业IT设施比较简单，而且缺少IT方面的预算。这些工具还经常被认为不能灵活地处理外部需求和适应外部变化。

 

 

 

事实上，成功地应用个人知识管理需要个人改变自己的一些习惯，克服某种“心理障碍”。个人知识管理是一个非常重要但又未被人们足够重视的领域。一些证据表明，独立知识性工作者（IKWs）的知识管理技能对企业知识管理体系的内容有着直接地影响。按照Barth (2001c)的说法，（组织）知识管理不可能成功，除非每一个知识性工作者对他/她所了解和所不了解的东西都实实在在地承担自己的责任。此外，为了组织和个人能够在新经济体系（“创造”和“创新”是当今商业世界的两个通用词）中保持竞争力，个人知识管理实践和知识性工作者之间的协作就显得尤为重要。Alley (1998) 曾经把这个观点归结为：“对个人而言，现代的工作文化越来越需要同事之间标准化的和广泛的协作。更确切的讲，知识性工作者仅仅在能够与其它知识性工作者保持沟通和交流时才具有知识性。现代知识密集型工作空间的特点之一就是，它需要更多的技能、知识和方法，比任何独立的个人所能具备的更多。一个知识性工作者要想获得成功，必须尽可能地与其它人保持沟通和协作，使得技能和知识可以共享，从而获得更丰富的创造力，并运用来解决身边越来越复杂的问题。”

 

 

 

关于P2PKM的话题至今对人们同样陌生。2002年4月，在Google上输入“Knowledge Management”和“Peer-to-Peer Computing”，分别可以得到692,000和10,600个链接，然而，输入“Peer-to-Peer Knowledge Management”却只能搜索到18条链接。

 

 

 

2.  知识管理战略和过程（KM strategies and processes）

 

 

 

技术仍然被用于支持个人群体和社会之间的知识共享，但是与人们相互交流、沟通、相互定位以实现知识共享、共同处理问题和做出决策相比，技术已经处于次要地位。

 

 

 

根据个人的不同经验、背景、社会地位，以及所处的环境不同，知识管理可以有多种不同的解释，甚至有时是相互矛盾的解释。比如，对于CEO和公司管理者来说，知识管理通常可以解释为对公司知识资本的评估和发掘；对中层经理来说，知识管理可能意味着最佳实践的巩固和客户服务的改进；对普通员工来说，知识管理可能意味着更少的失误、更高的（产品和服务）质量和生产效率。有3种方法可以定义知识管理：

 

 

 

第一种方法是将知识管理劈开成“知识”和“管理”两个词，并分别描述它们。在这种方法下，知识与数据之间、信息与智慧之间（著名的信息金字塔）的关系与“管理”这个词（通常指“计划”和“控制”）被放在一起解释。

 

 

 

第二种定义知识管理方法是：关注知识资本的评估，以及如何将一个组织（企业）内隐藏或者未能释放的潜力转化为可见的商业利益。

 

 

 

第三种方法（也是本文采用的方法）是：概述知识管理所涉及的过程。这些过程包括创建、分类、索引、检索（搜索）、分发，以及重新使用某项知识的价值评估，这些过程本身也是相互结合的。总之，这些知识管理方法实际上是处理日常工作中“知识维度”的一系列连续的动作和操作。

 

 

 

尽管“个性化”和“规范化”是组织（企业）知识管理所采用的基本方法，但（“个性化”和“规范化”）对于个人知识管理和点对点协作体系（在这个体系中，人们相互之间直接交流而不需要依赖企业设施）来说同样适用。网络搜索功能和（具有很强协同性的）网络社区更具有这种特性。

 

 

 

同样，由于知识管理中IT（技能）的重要地位，基于过程的定义对于理解支持个人知识管理的不同技术的涵义和局限性，仍然是十分合适的。

 

 

 

3.  个人知识管理（Personal Knowledge Management）

 

 

 

在过去的10年里，至少有两个因素促使知识性工作者去实践个人层面的知识管理。第一，世界向新型知识经济的快速转变，促生了新型的工作者（工人）。与旧经济相比，这些工作者更趋向于自己当老板（或者工作承包者），他们的决策几乎都基于知识，他们的工作任务不是程式化的，并且对雇主的忠诚更少(Knell, 2000)。Knell把这个新的群体称为“自由工作者”。第二，为了保证组织知识管理获得成功，独立知识性工作者(IKWs)在管理个人知识方面具有竞争力也越来越重要。

 

 

 

“自由工作者”在新经济中无疑对社会非常有价值。但是很少有组织能吸引和留着这些人才。据统计，美国硅谷的技术公司每流失一名员工大约会损失12万5千美元。比尔.盖茨也曾表示，如果微软流失20名核心人员，该公司就将面临破产。Knell的调查显示，仅有1/4的执行主管表示公司对人才很有吸引力，仅有16%的主管相信公司知道业绩突出者在哪儿，仅有10%的主管相信他们能够留住公司的业绩突出者。这些统计数据表明，独立知识性工作者正在比大多数组织更熟练、更迅速地适应新经济。

 

 

 

在新经济中，工作任务比以前更少例行公事式的程序。今天的知识性工作者经常需要从大量的资源和信息仓库中汲取有用的知识，与其它工作者（比如同事、客户、合作伙伴、合作人）共享成果，以及基于自己的知识积累做出（无论是个人的还是集体的）决策。对于身处知识密集型行业（比如法律、咨询、工程、市场、IT、金融服务等）的工作者来说，尤其如此。

 

 

 

这就要求对日常“工作空间”重新定义，正如Caldwell (2001)指出的那样，新经济的影响主要在工作空间上，涉及个人工作者及其工作方式。焦点在于知识已经成为核心能力和竞争优势的主要源泉，知识型工作正在成为企业的主要工作风格，而知识性工作者则成为企业人力资源的关键因素。更少的工作需要繁琐的程序和界定，相反，知识型工作完全按照需求来界定－即按照主题，以及过程中出现的问题和机会界定。为此，工作空间必须提供知识性工作者能最有效地完成工作（包括制定和实施企业战略、定位和目标，个人和团队分析和决策，以及与合适的人协同完成任务）的环境和空间。工作空间不再只是一个物理环境，而是物理环境与虚拟空间相结合，工作内容在其中被各负其责。

 

 

 

以上事实表明，要想在新经济中更好地装备知识性工作者的头脑，必须充分重视保持个人知识管理的竞争力（包括掌握必要的技能和技术）。个人知识管理(PKM) 是一个连续的过程，个人需要执行各种动作，在日常活动中收集、分类、存储、搜索（检索）和重拾自己的知识。这些活动绝不仅仅局限于商业和工作任务，而且包括个人兴趣、爱好、家居、家庭和休闲活动。

 

 

 

Frand 和Hixon (1999)曾这样定义个人知识管理：“它是一种概念框架，指个人组织和集中自己认为重要的信息，使其成为我们知识基础的一部分。它还提供某种将散乱的信息片段转化为可以系统性应用的东西的（个人）战略，并以此扩展我们的个人知识。”

 

 

 

理论上，个人知识管理可以归纳为两个主要领域：个人知识管理技能和个人知识管理技术。

 

 

 

3.1 个人知识管理技能（Personal Knowledge Management (PKM) skills）

 

 

 

Dorsey (2000)认为，个人知识管理可以看作是一系列解决问题的技能，“这些技能是21世纪成功地完成知识性工作所必须具备的”。一般地，可以概括和定义以下7项核心个人知识管理（PKM）技能：重拾（重新找回）、评价/评估、组织、分析、表述、保护（防止知识泄漏）和（与他人）信息协同（共享）。其中，最后一项技能（信息协同）从技术的角度包括：勤于处理日常的电子邮件、视频会议和其它（电子）协作系统。

 

 

 

Hyams (2000)则从更为宽泛的角度诠释了个人知识管理的含义，除了上述Dorsey (2000)所描述的信息方面的内容外，还包括时间管理、基础设施、组织性工作等等方面的技能，具体指：

 

■        时间控制

 

■        工作空间舒适度

 

■        快速阅读、备注和研究

 

■        备案和文档管理

 

■        信息设计（哪些信息有用，哪些信息无用）

 

■        有目的的写作

 

■        知识/信息处理设施（通常指PC等IT设备）

 

■        知识/信息过滤技能

 

 

 

Skyrme (1999)也从经验方面定义了个人知识管理战略（也是本文接受的定义），包括以下内容：

 

■        明确自己的信息需求

 

■        制定一个(知识)获取战略

 

■        设定信息的优先级，确定哪些信息可以丢弃，哪些信息可以收取

 

■        确定如何和何时处理手上的信息

 

■        为需要归档和保存的知识建立规范

 

■        创建个人的文件系统，可以兼顾（管理）自己的工作、生活和其它知识活动

 

■        为不同用途建立信息目录（书签）和索引

 

■        经常评估/评价所存储信息和目录的价值

 

 

 

3.2  个人知识管理实践中所面临的挑战（Challenges in practicing PKM）

 

 

 

即使拥有了以上所述的PKM技能（知识获取战略、研究能力、时间管理、文件管理和表述技能），独立知识工作者仍然面临个人知识管理实践的巨大压力。这是因为在新经济中，知识工作者不断地需要：

 

1. 快速定位正确/合适的信息。

 

2. 与商业和技术发展趋势保持同步–这意味着独立知识工作者应当及时地接受相关的信息以及所处的语境。

 

3. 不断地在学习和实践之间转换–当（新经济中）知识工作越来越没有规则可循，也越来越难以预测的时候。

 

4. 创造新知识，保持创新能力– 今天，仅仅重新使用某个现有的解决方案并不是可行的企业战略。日趋激烈的竞争和技术进步使得知识工作者的创造能力和创新能力显得尤为重要，比如如何运用现有的、能带来新的商业机会的知识或者经过证实的解决方案，通过创新来解决（一个或多个）新出现的问题。

 

5. 与其他人保持沟通和信任–知识工作者需要理解他人的竞争力、兴趣和需求。知识工作者应当既是一名知识收集者，也是一名知识共享者。

 

 

 

但是在实践中，独立知识工作者（IKWs）经常会在每天的知识管理中，面临一些信息方面和技术方面的挑战，比如：数据、信息和知识可能会以正式（比如数据库）、半正式（比如E-mail或message中的文字和图表），或者非正式（比如手写的便条）等形式出现，而且格式多样（比如硬拷贝hard copy、视频、图片、文字、声音文件等等）。

 

 

 

当今的知识工作者经常为了沟通、计划、规划和记录等目的，而使用多个电子终端设备，所获取的信息可以存储甚至是复制到多个地点和多个终端上（比如掌上电脑、商用台式电脑、家用电脑、PDA、录音机等）。不用说，这会带来新的麻烦，即如何辨别最新和最主要的版本，以及如何重新组合原始信息。

 

 

 

要预测一个信息片段何时到来日益变成一件十分困难的事情。它可能在任何时候到来，比如在工作中，在休闲活动中，在旅途中，在家的时候，或者在学习的时候。“信息泛滥”将成为独立知识工作者每天都会遇到的难题，并且越来越令人头疼。