作为计算机应用程序中的骨灰级程序，电子邮件软件正随着时间的推进而不断发展。微软公司（Microsoft，下称微软）和国际商业机器公司（IBM）随后新开发的系统将帮助员工处理他们收发的零散邮件，同时也向IT管理员提供了新型工具软件来管理好电子邮件，以适应合规和守法的时代要求。

微软计划在即将推出的Exchange Server 2007软件中加入3个方面的改进：制定保护用户免受病毒和垃圾邮件侵扰的本地策略和保护措施；在收件箱内可以直接访问电子邮件、语音邮件、会议议程以及联系人；当然，也可以在收件箱内进行Web访问。该软件的第二个测试版最近已经发布。

杀毒和反垃圾邮件防卫功能将与Exchange Server 2007软件捆绑在一起。升级后，该软件还可让系统管理员根据工作人员的工作类别和其他属性来设定电子邮件保存策略：比如邮件要在文件夹中保存多久。邮件到期将自动归档，从而使收件箱能容纳更多邮件。

“我发现邮箱存储容量一直在增加。” 费雷斯特市场研究公司（Forrester Research）的分析师埃里卡·德里弗（Erica Driver）说道。员工通常能分到400M的存储容量，这要比一两年前多了100M。

许多公司尝试通过将邮件放入Outlook客户端的私人存储文件（.PST）以减轻负担。但由于.PST文件很难管理、备份和恢复，因此这种方法已经开始丧失效用。“要么循规蹈矩，要么冒险挑战法规。” 德里弗说道。她预计越来越多的公司会用Exchange Server 2007软件中改进过的邮件消息归档功能来取代原先的.PST文件。

IBM的Lotus Notes软件7.0.2版将推出以“信息树”形式呈现的电子邮件列表。当用户查看收件箱时，他们将在一个主题下看到一个文档，而非一打文档。

如今的趋势是朝着内容存储取代邮件存储的方向发展。IBM推出了Sametime软件的7.5版，这将使客户可以查阅以前聊天记录的详细内容。而Lotus Notes软件下一步推出的产品将使用户可以存储和调用同一项目不同形式的文档，其中包括电子邮件、即时通信、文档和会议议程。“我们希望用户利用他们的电子邮件客户端就能玩转一切。”Lotus竞争性市场策略部门主任艾伦·利奥波夫斯基（Alan Lepofsky）表示。

微软的Exchange Server 2007软件还支持统一通信：将电子邮件、即时通信、电话留言和在线提醒集成在桌面。这正是大势所趋。“电子邮件系统将不再只是通信管理。”德里弗指出，“它将与内容管理密切相关。”