部门资源库管理

 

部门资源，是许多部门的核心基础建设，缺乏有效的整理，往往事倍功半。部门资源概指任何可以提供部门工作帮助的资源：包括企业机关人员、组织团体或是网站，应该花费一点时间将这些的资源作一次有效率的整理，以后就不必再为了找一个电话或是地址，翻箱倒柜搞的人仰马翻。将所有部门会用到的所有名单的联络人、组织、地址、电话、传真、行动、电子信箱、网址，完整整理出来，建立一个部门资源库。部门资源库的目标是，集中所有的资源，以数字化的方式建档，成员可以最短的时间内取得任何所需资源的联络数据。相关数据应该包括下列资源：公司内部的资源、客户名单、厂商名单、外部委外资源公司、策略联盟公司、其它重要资源、其它研究资源、产业数据库、政府机构、媒体名单、重要关系人名单完整建立。

 

部门知识库管理

 

知识库是将文件经过知识整理后的之后的知识储存中心。有系统的将部门经常使用的文件、数据、档案作一整理完整建立。建立流程说明书与及样本文件，将工作流程化是效率提升重点工作，将工作流程书面化以及样本化，是有效的将文件系统化与知识化的重要工作，应该至少包括下列数据：

 

·         基本文件：公司简介、公司产品介绍、相关业务文件、部门介绍、服务项目介绍、成员介绍等。

·         行政文件：有关公司的行政规定、注意事项、人事管理、工作守则、保密条款、公司窗体等。

·         项目文件：项目计划书、项目定义需求、项目组织表、工作时程表、工作说明书、项目进度报告、项目会议文件、项目技术说明文件以及其它项目文件。

·         教育训练文件：提供以观相关专业训练的在线参考文件。

·         流程说明文件：工作清单、重点工作流程说明书。

·         样本文件：将经常使用的文件模板化，例如：项目产品或是活动企划书、估价单、进度报告、结案报告、样本信件等。

 

部门通讯系统管理

 

传统的部门沟通，大都采用及时沟通或是纸张书面模式，例如：召开会议，或是一对一用面对面或是电话的沟通模式。如此大规模的部门沟通，不仅劳民伤财，浪费成员时间也浪费印刷成本。除了内部沟通之外，因业务推展、项目会议等，也会面临外部动员通告的需求。因此新的部门通讯应该包括具备下列特性：大量通讯通知系统：可以快速的使用各种通讯管道，使用包括E-Mail、Web网站、手机简讯、传真、信件DM、语音广播、ICQ、MSN、Yahoo Messenger通知内外部有关人员或是厂商。

 

部门行动工作管理

 

许多成员的跨区域性工作，部门沟通不易。应该规划建立部门数字行动工作系统：

 

·         配备个人行动装备：使用具有与PKM同步机能的智能型手机或是个人数字助理PDA或是轻薄型笔记型计算机，轻易拥有重要资源库各种数据、行事历、电子信件、代办工作清单及文件等信息。透过简易实时同步功能，几秒钟完成上述数据的交换同步，重要工作信息随手可得

·         个人在线讯息管理中心：因应出差行动工作的需要，透过网页即可上网收发信件，查看文件、行事历、各种资源联络数据等。

·         网站在线部门讯息交流区：包括公布栏、留言版以及在线项目中心的建置。成员可以轻易取的项目的各项进度与细节。

 

文件知识库管理架构

 

文件档案管理是知识管理的主要核心功能，知识库是落实知识文件集成知识管理的重要重要基础建设。透过有效的文件管理，在信息工具的协助下，让原本简单的数据，变成具备更多价值的信息或是知识，检验部门知识含量的最直接的标准，即是工作的效率与时间的长短，当不同的两管理者，在处理相同的事务所需的时间的长短，可以了解这两管理者知识管理准备工作的多寡，平常便做好数据的整理管理工作，许多工作再执行时，自然是举手之劳，左右逢源了。有关文件管理的重点如下：

 

·           档案的产生与创造

·           档案的命名规则制定

·           档案的摘要与关键词标示

·           档案使用权限等级

·           档案的储存架构与关联

·           样本文件的整理与标准化

·           情报信息的储存与标示

·           档案建立更新与使用之标准流程

 

评估选择KMS平台，使用简易工具建立部门PKM系统

 

为了有效让部门有关人员可以轻松快速的取得所需的信息，轻易的与及相互沟通群组协同作业，选择一种满足各种知识处理需求的信息系统，是导入KM中最具难度的部分。目前市面上有许多解决方案，选择上必须考虑的因素如下：

 

·           功能的完整性

·           所需的预算

·           与相关系统的兼容整合性

·           系统的效期

·           系统的延伸性

 

根据上述考虑，企业大致上有三种选择方案：

A. 量身打造项目开发

B. 使用套装系统修改

C. 使用现有主流软件系统

 

选择一套适用的KMS是一件相当不容易的决定，大型企业大都选择A案或是B案， A案费用大都所费不赀，动辄上百万甚，并非一般中小企业或是部门可以负担。因此就预算的考量，中小企业与部门主管，可以是何选择B案或是C案。选择解决方案时，功能面固然重要，系统未来的的延伸性整合性更是重要，尽可能避免日后相同的事情避免重作，非主流的软件或是开发技术，往往会导致日后系统的开发维护及系统整合的成本。

 

笔者建议中小企业或事部门尽可能不选择不确定未来整合延伸性的方案，初期阶段无妨先做好基本数据分类与实现主流办公室软件， Outlook 或是Lotus Notes 作为每PKM数字工作平台，使用其中的联络人来建立资源库、利用其行事历与待办清单来作工作时程管理，利用其电子信件功能与及合并打印功能，利用Win Fax大量传真以及ICQ、MSN、Yahoo Messenger 及时通讯、利用网页简讯服务大量广播建立数字通讯，使用档案总管、网络芳邻与及Office 做好档案命名标示，快速建立知识库。使用免费开放网站管理系统，建立企业信息入口EIP系统(Enterprise Information Portal, EIP )、部门行动群组协同工作或是网络文件知识库建立部门数字工作环境。