根据企业战略梳理出需要管理的知识目录，然后开始收集这些知识。如果是重要的隐性知识，需要将知识显性化。知识显化后，就成为显性知识。本期文章中，我们将讨论如何将显性知识“结构化”。
        显然，我们收集和显化知识是为了以后“利用”，那就要考虑如何能“方便”的利用。要将知识管理到：需要时能“及时找到”，最好是“推送”给需要这些知识的人，做到“拿来就用”。要想“及时找到”或者“拿来就用”，需要将知识“结构化”。
        所谓“结构化”就是这类知识受到某个管理制度的约束，当有新知识产生时，能及时进入知识库。知识在进入知识库时，会被设置“标签”或“元数据”，可实现分类管理。“标签”或“元数据”是反映文件属性的“关键词”。
        知识库提供多种“检索策略”。在需要时，能通过“检索”及时找到。甚至能将知识推送给需要这些知识的人，比如：通过标签或元数据订阅某类文件，也可将知识与业务流程连接，或者做成“知识地图”。这样可以在需要这些知识时，能够立刻获取。
        企业里的显性知识只有做到“结构化”，才算被企业真正管理起来了。否则，知识分散在员工个人电脑里;或者虽然存在于企业的知识库里，但与外界没有联系，成为 “知识孤岛”，这样的知识显然已经显化，但需要用时找不到，不能被有效共享和利用。这样的显性知识不能发挥作用和价值。
        为了做好知识的“结构化”，这里给大家介绍两个工具：企业内容管理和知识地图。
        企业内容管理
        知识显化后， 需要一个新的载体， 就成为文档。文档是 “ 企业内容”的一部分，所以，对显性知识的管理可以借助企业内容管理(Enterprise Content Management，ECM)的工具和方法。
        现在的ECM系统集成了WEB内容管理、文档管理、数字资产管理、影像管理、记录管理、协作管理、知识管理、门户管理于一体。可实现对企业内容的全过程管理，包括获取、存贮、管理、保护、呈现等过程，并且可以与业知识管理务流程结合。
        ECM 不但可以对结构化的数据和文档进行管理，还可以将员工的邮件、扫描件、复印件、传真件等非结构性的文件管理起来，实现知识的“结构化”。所以，当我们将隐 性知识显性化后，后面就可以借助ECM工具来做了。顺便说一句，我们只是利用ECM工具来做知识管理，显然ECM不等于知识管理。ECM只能管理 显性知识，无法管理隐性知识;ECM除了管理显性知识外，还可以管理数据和信息。
        ECM与云计算系统 ECM与云计算系统结合，理论上，可以管理企业全部的显性知识。使用今天的IT技术，可以实现将全部的文档存放到计算机里。如果再使用云计算系统，员工没有本地硬盘。这样一来，员工生成的全部文档都在公司的云服务器里，被公司全部管理起来。
        知识的多维分类 借助于ECM工具，知识库里的文件可实现多维分类，满足不同人的分类需求。比如技术研发项目的文件，项目管理人员希望将这些文件按项目分类，而人事部门希望按项目组和项目经理分类，技术企划人员和新入职的研发人员则希望按技术种类进行分类。
        知识库里的文件只有一套，但系统可根据文件的“元数据”，根据不同人的分类需求，将文件以不同的分类形式呈现给不同的人。
        知识的使用者还可以根据自己的需求，订阅需要的文件。只要设定自己的“检索策略”，也就是一套元数据的组合检索方案，比如：2010年至2014年3D技术 的发展趋势调研报告。当有满足条件的文件进入知识库时，立刻会被推送给需求者。借助企业内容管理的强大工具，可以实现对显性知识的结构化管理。
        知识地图
        知识地图概念最初提出时，目的在于展示知识之间的关联关系，就是展示思维过程中知识关联的结点。
        因为人的思维及知识创新过程就是一个“知识关联”的过程。比如，鲁班发明“锯”的过程：手被草叶划伤，观察发现草叶边缘有锯齿状结构，进而联想到如果用铁片 做出锯齿的形状就可以锯木头，于是锯就被发明出来了。在这个过程中，草叶边缘的“锯齿状结构”与“铁片”关联在一起，知识关联的结点就是“用铁做锯齿状结 构”，涉及的知识有两个，一是齿状结构，另一个是金属铁。这就是“锯”的知识地图。
        知识地图在企业里实际应用过程中，更多的作用是展示知识体系的结构和知识导航。简单的说就是方便读者快速搞清楚做一件事需要哪些知识，然后引导读者快速找到这些知识。
        展示知识关联关系的作用不是太大。企业在实际操作时，也不是先画出地图，再收集知识。一般是将收集到的知识分类、分层级，然后根据分的结果做出地图。
        把企业里所有的知识都做成知识地图当然是一件很理想的事情，企业全部的知识结构一目了然。但这样做成本太高，没有哪个企业愿意这么做。笔者在前几期文章里讲 过，知识管理要挑重点，优先管理重要的知识，就是把那些重要的、迫切需要管理的知识，集中组织相关人员做成知识地图。不重要的、不着急管理的知识，可利用第二代知识管理的工具和方法，通过被动式知识挖掘，慢慢形成知识地图。
        知识地图常用的呈现形式有：文本目录式、关系图式、网页式3种。下面为大家逐一介绍。
        概念型知识地图 企 业里各种业务都有相关的背景知识。这类知识一般是叙述性的知识，讲“是什么(Know what)”。比如，汽车制造企业的员工当然要掌握汽车方面的知识。这类知识的“地图”很简单，使用文本文件就可以，将记载这类知识的文件的目录整理好就 可以了。先分成几大类，再将每大类按层级分成若干小类，然后对应相关的文件名称，做成目录。
如果有条件，可在企业的ECM系统里做成网页式的知识地图。在一个网页页面上，展示一类知识的分类名称(可同时展示几级分类名称) ， 点击名称可进入词条， 阅读相关知识内容。词条里面的一些重要词汇有下划线，表明这个词有“链接”，点击后可以进入这个词的词条，看关于这个词的解释，这就是网页式的知识地图。
        流程型知识地图 流 程知识呈现的是做一件具体事情有哪些步骤，以及每个步骤怎么做， 是“Knowhow”的知识。流程型知识地图当然要能展现流程步骤。一般的ECM系统里都会有“流程管理”功能，可以编辑流程结点，将做一件事的全部步骤 都呈现出来。点击每个步骤结点，会出现新的页面，在这个页面里呈现这一步骤需要做哪些具体的事情，以及怎么做。如果这一步骤需要产生文件交付物，以前的文 件的链接会呈现在这里，使用者供参考。功能强大的系统，在这里还会提供以前做过这一事情的人的联系方式，方便找前人咨询相关内容。
这就是“关系图式”的知识地图。
        这种流程型的知识地图，实际上实现了“流程的知识化”，不但能让人知道做事情的步骤，还能知道“怎么做”，让做事情变得更容易。
        能力型知识地图 我在前几期文章中提过，能力来自知识结构。无论是班组长、车间主任，还是研发总监，甚至总经理，都需要有相应的知识结构，才能具备足够的能力，胜任这个岗位的工作。
        能力型的知识地图重点呈现胜任这个岗位需要哪些知识。显然工程师和高级工程师需要掌握的知识是不一样的。工程师变成高级工程师是需要时间的。
        能力型知识地图不但展示达到某些能力需要的知识，还设置了时间结点，就是到什么时间，需要掌握哪些知识。比如技术人员，第一年需要掌握哪些知识，第二年需要掌握哪些知识等。
        能力知识分成： 原理性知识(Know why)、技能性知识(Knowhow)、事实性知识(Know what)。能力型知识地图相对要复杂一些，需要有专门的人来设计。
比如，工艺工程师，需要学习生产线上设备、工艺、使用原材料、常见的质量问题等知识。几年后，工程师成为项目经理时，要学习如何带领一个团队完成一个设备改造项目，包括项目管理、预算管理、人员管理等知识。
        不同岗位对应不同的能力，对应不同的知识。这类知识地图重要的是“全面、完整”。通过“地图”可以立刻知道他需要学习的全部业务知识有哪些。
用关系图式知识地图，像制做思维导图一样，将一个岗位需要的知识名称都列出来。名称有链接，点击后进入新页面，呈现下一级内容。最终关联到文本文件或者流程图。总之，要将一个岗位需要的知识全面呈现出来。
        专家型知识地图 企业里的知识不可能全部显化，也没必要全部显化。显化的知识也未必能适合全部的使用情况。很多时候，需要找到知识的宿主，也就是知识专家来获取知识。
        专家知识地图是非常重要的知识地图。我国台湾知识管理界将“知识库、知识社区、专家黄页”称为知识管理三宝。知识库用来存放和管理显性知识，知识社区用于隐性知识交流，而专家黄页则是专家知识地图。
        专家知识地图一般做成网页式的，点击一个专业领域的名称，比如：互联网技术，出来一个页面，上面显示这个领域的专家头像和姓名，点击专家姓名，出来专家的联系方式，可以线下交流，也可以在线交流。
        制做专家地图关键是怎样设定谁是专家。可以由人力资源部门人工设置。目前最先进的理念是：现代社会，人人都是专家。如果认为自己是专家，可以给自己贴上专家的标签。
        其他人也可以给自己认为水平很高的人贴专家的标签。但专家是要解决问题的，每在网络社区里解决一个问题，提问人会给专家做一个评价，获得一定的积分。积分达到一定程度，就成为专家。
        将显性知识制做成知识地图，也就实现了显性知识的结构化。显性知识不但被管理起来，还方便利用。
        通过“ 隐性知识显性化” 和“显性知识结构化”，完成了知识管理重要的第二步：知识获取。至此，知识管理工作最困难的两个步骤就完成了。
        后面还有显性知识管理、隐性知识管理、知识的共享与利用、知识的创新等内容。但由于需要管理的知识已经完成“获取”，后面的工作相对就比较简单了，由于篇幅所限，后面的内容就不做介绍了，相信读者朋友们自己就可以做好后面的工作。