知识管理系统，其本质上来讲是一种方法论概念，主要是为有效管理组织内部的知识而推出的一系列信息技术或信息系统。   
       从严格意义上来讲，知识管理系统其实就是一个信息系统。如果不是的话，知识就可以在计算机网络内部流通，网络就具有了知识属性，而知识归根结底应该是由人掌控的。所以，这类系统归根结底处理的是一些信息，这些信息为知识工作者更好地从事工作服务，也为企业施行知识管理服务。
       当我们考察渗透在经营活动中的知识时，必然离不开信息技术的运用。而且，我们可利用的技术也是相当广泛，且绝非定式。以前流行过一种看法，认为“局域网其实属于一种知识管理”。而且，文件管理和检索系统实际上也属于知识管理方面的技术。目前，市场上出现的知识管理方面的软件五花八门，其中大部分不过是将原来的软件或服务套用上知识管理的名称而已。通过简单的包装，重新获得定位或二次利用。
       这些原本可能被划归为关联式资料库、文件管理系统、群件、数据库检索（语言检索）等范畴。但对于知识经营而言，这些信息技术的运用某种程度上推动了知识业务的发展，推进了知识覆盖范围的扩大。今后，直接或间接牵涉到知识管理的信息技术软件势必日益增多。而且我们可以预测，此后的信息共享可能不再局限于电子信息方面的共享，而将逐渐扩展到知识工作者工作一线的纸质媒介的共享。可利用的软件也必然不再局限于先前就存在的获得二次利用的软件，“纯粹”的知识管理软件势必也会增多。
       当然，具体引入何种技术软件，必须由使用方根据自身的知识经营状况，进行自发式的选择和定义。
       与其他IT方面的技术方法不同的是，即便是狭义的知识管理（显性知识的共享、有效应用）也是激烈变化着的，不可能对应于某个具体的解决方案或某个特定的软件 或应用程序。之所以说它是流动的、发展的，是因为它是知识工作者掌控的系统。知识工作者始终是操作知识管理的客户终端。引入知识管理之后，人们第一次以人的工作为基本出发点，来考察信息系统环境，而不再如以前那样继续将信息技术当做主导企业内部使用者的因素。
       较之其他一般企业，美国企业在知识管理软件的应用，以及促进其投入应用的信息技术产业保障方面更胜一筹。然而，我们不能就此盲目地照搬美国模式。其实，无论是提供知识管理软件的卖方，还是实践知识管理的企业，均还处于投石问路的摸索时期。
       知识管理软件的范畴尚不确定。因此，从企业信息系统领导者的角度来看，现阶段确实很难看到知识管理所带来的显在商品或明确的解决方案。
       我们口口声声在说知识管理系统，但是如果只是将以前的信息系统或软件改名换姓，为其套上知识管理系统的外衣，显然没有任何意义。
       直接将搜索引擎划归知识管理系统未免有些牵强。然而，当人们对搜索工具应用得当的话，也可以拉近其与知识管理系统之间的距离。假如操作得当，企业便可以有效将知识和信息联系起来，缩短二者之间的距离，高效地将信息系统应用到知识管理和知识经营中去。
       例如，NTT法人营业总公司成功地将局域网的布局结构和灵活自由的办公室设置方式，引入自身企业发展过程中。在局域网上，该公司适时发布公司业务的推进情况、个人的技能和成果等。如此，便将每个个人的知识联系起来，进而进一步推进共享、应用和创造。在此基础上，该企业也相当重视办公场所的配置。在公司总部内将办公空间具体细化为企划工作区域、集中合作区域，以及交际沟通区域等。另外，不断根据实际状况的变化及时丰富、更新网络上流动的信息，不断添加一些补充信息，逐步实现知识的共享和应用。
       有一些软件将这种构造融入自身系统建设当中。
       例如，某些软件可以借助存储在系统中的有效信息，轻易查明知识的初始来源。或者通过局域网上的虚拟交际平台，轻松地获取或交换信息。这些都可以看成是知识管理系统的一些具体应用方式。也就是说，我们要先建立某种联系，为推进共享的实现奠定基础，进而通过信息交换，最终实现知识的流通和共享。
       当然，办公室环境也不容忽视。办公室是实现知识共享的空间，是汇集知识、发出决策的空间，也是将地域上分散的个人与企业总部联系起来的空间。在知识管理或知识经营的实践过程中，空间（场）具有重要意义。
       众所周知，信息技术的应用必然伴随着组织机构的改革。勉强将新技术注入旧的组织机构内部，必然无法契合。