有人说，知识管理其实就是OA的一个组成部分，实际上很多OA里面也会涉及一点文档管理的功能，这就是造成大家误解的基础原因所在。
OA全称叫办公自动化，是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，本意是为利用技术的手段提高办公的效率，进而实现办公的自动化处理，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公的能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。
OA始终遵循着“办公自动化”这个核心，其系统里面主要运用的是业务流程，文件审批、发布、订餐、派车等工作流程的问题。总的来说，OA是企业办公过程中产生的一些有形的信息和日常的办公流程进行管理，以提升办公的效率和企业管理的规范性，也就是说，OA更希望通过明确组织内既定的工作和流程规范，制定分工与协同的业务流程让组织内的人员按照流程去做动作。
OA系统里面运行完毕的结果大部分是一种信息状态，及审核通过了、通知发布成功了这些信息并不是知识，而仅仅是数据，
知识管理系统是收集、处理、分享一个组织的全部知识的信息系统，KMPRO把它定义成对企业中大量的有价值的方案、策划、成果、经验等知识进行分类存储和管理，积累知识资产避免流失，利用数据挖掘技术，对知识进行有效发现和寻找，促进知识的学习、共享、培训、再利用和创新降低组织运营成本，强化组织核心竞争力的软件系统。
知识管理系统希望通过系统勾画企业的知识结构梳理知识与人与组织间的关系，让最准确的知识最短时间内通过人为组织创造出最大的价值。KMPRO知识管理系统功能覆盖了知识管理全流程，实现了“知识需求（地图）、知识生产、知识评审、知识获取、知识互动、知识激励、知识审计”等11个大模块。200多个功能点，KMPRO是同类知识管理产品中最为强大的平台，知识管理平台用户需求一次性满足率平均达80%以上，一般只需少量定制开发即可上线应用。 知识管理系统注重的是对整个组织智力资本存储、训练和提升让大家在业务技能上获得提升，OA办公不是企业知识的全部，毕竟很多的知识和经验是没有办法进入办公流程的，是不会在办公流程里产生的，例如企业的策划、设计图、素材等这些业务流程是不会直接或全部的进入到OA系统的，这时候如果要最大程度的保存这些知识结果更好的办法就是把它们纳入知识库。
OA和知识管理是两个不同的理念，也是两套不同的系统，它们之间存在着差别，两者可以通过接口对数据进行交换，但不是兼容。