从信息管理的角度来看，知识管理可以说是一种新的信息管理理论与方法，即组织对其所拥有的知识资源进行管理的过程，目的是提高应变能力和创新能力，为组织实现显性知识和隐性知识的共享提供了新的途径，因而代表了信息管理的最新发展方向。

知识管理系统作为实现知识管理的计算机系统，是一个具有知识管理能力和协同工作能力的软件系统，是一种融管理方法、知识处理、智能处理乃至决策和组织战略发展规划的综合系统，是知识管理的实施平台。

目前，对于知识管理系统的概念的理解主要有两种，一种认为知识管理系统不仅仅是计算机系统，还包括人、组织文化、组织的知识战略等环境要素，认为知识管理系统是将组织的整体看作是一个知识处理的系统。它包括组织本身、组织文化、个体知识与学习模式、业务规则及其间的交互过程以及由计算机支持的信息系统；另一种基本上把知识管理系统看作为实现知识管理的计算机系统，是一个具有知识管理能力和协同工作能力的软件系统。

总体来讲，知识管理系统是一个以人为主导的，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备进行知识的有效识别、获取、储存、开发、传递、更新和维护，以提高组织中知识工作者的知识生产率及提高组织的应变能力和反应速度为目的的人机一体和系统，是实现知识管理的工作，是一个有助于知识收集，组织和传播的管理技术集合。

知识管理不单纯是对人或对一个组织的知识的管理，而更倾向于知识共享、信息系统、组织学习、智力资本管理、绩效管理和加强，它帮助认识谁和什么是组织真正的资源，并使之得到合理的应用。从知识管理的概念出发，将知识管理所包含的基本功能和根据具体需求形成的特色功能集合形成具备有独立功能体系的系统，即知识管理系统。