上海市区供电公司办公自动化系统应用案例

杜成刚

1 项目背景

上海市电力公司市区供电公司是上海市电力公司所属的大型企业，承担着上海市中心城区531平方公里、253万用户的供电业务，用电客户居全国第一。市区供电公司下辖沪东供电所、电缆输配电公司等六家单位，另有近20个营业网点遍布上海市10多个区，彼此相距甚远，每天都有大量的文件、报表、会议纪要等信息需要传送和发布。

随着计算机应用和网络技术的飞速发展、国际一流供电企业形象的确立、以客为尊服务理念的不断深入，公司认识到信息的快速搜集、处理和传播将确定公司在市场环境中的竞争优势，因此必须通过高科技手段来提高办公的效率。

2 项目目标

办公自动化系统作为公司信息化建设的重要组成部分，采用先进的计算机、网络技术、群件技术、多媒体技术等现代信息技术，构建覆盖全公司的电子信息交互平台。实现收文管理、发文管理、档案管理、信访管理、个人办公、活动安排、会议管理、公共信息、报告管理、电子邮件、Internet服务等功能，实现办公的电子化、无纸化、网络化、资源化。

3 应用平台和软件的选择

上海市电力公司市区供电公司在选择应用平台和办公自动化系统时，首先在技术上考虑到将来的业务发展以及与其他应用系统的兼容性，要求具有强大的扩展性和可延续性。其次从系统的适用性和操作、设置管理的灵活方便等性能的角度，对办公自动化的应用平台和OA软件进行全面的考察。

Lotus Domino/Notes R5是目前世界上最先进的群件平台之一。该平台能实现对非结构化信息进行良好的管理和共享，并且具有安全、健壮、可靠的通信基础设备，内含强大的工作流软件开发环境，并在其基础上形成一系列成熟的应用产品。作为Lotus/IBM Internet/Intranet完整解决方案的核心产品，Lotus通过不断丰富Domino与Notes的产品功能与性能，提高系统开放性、安全性、易用性、可管理性、伸缩性、开发能力以及与操作系统、各种数据系统的集成能力等等，提供用户单一、集成型的基础设施，即可以使用单一平台型产品建立邮件、群件以及Intranet、Internet应用系统。并且Lotus R5能够实现对HTML文件的访问控制，完全符合国务院对政府邮件系统的要求。

同时，Lotus Domino系统具有良好的可扩展性，通过ODBC方式或者其它工具（如Lotus Enterprise Integrator等），可以实现Notes数据库与其它关系型数据库（IBM DB2 UDB、Oracle、SQL Server、Sybase等）的连接。从而为实现与将来其它应用系统相集成留下相应的接口基于Lotus Domino/Notes平台之上的开思OA系统，在功能、操作、适用性的强大优势，公司在经过反复调研，考察和比较之后，最终选用了开思OA系统。

4 应用实施

上海市电力公司市区供电公司办公自动化系统的应用，涉及市区供电公司本部和下属6个基层的应用，用户数达到 320多人。系统的实施分为二期：第一期是市区供电公司本部的实施运行，第二期是市区供电公司所辖单位推广。

上海市电力公司市区供电公司的Domino系统中采用多个工作域的方式，即在系统中维护多个公用地址本。采用NT 服务器双机备份采用两台IBM Netfinity 5600 机器，DOMINO及OA系统通过备份软件实现软备份。

5 模块应用

系统设置

在应用系统的最初，要对系统进行初始化的设置，其中包括部门的设置、人员的注册、常用数据库的维护和一些常用文档格式的设定。这些设定会牵涉到整个系统的运行。

个人事务处理

个人事务处理子系统是指个人日常办公所涉及到的一些信息，包括日程安排、记事本、名片盒、电子邮件和个人资料模块。

通用办公业务处理子系统

主要包括一些日常办公业务所涉及到的一些业务流程管理，如文档流转、文档管理、督办管理、会议管理和内勤管理等功能模块。整个系统有全面的打印功能，可以根据实际需求打印出纸质的文件。

专用办公业务处理子系统

专用办公业务子系统主要是针对上海市电力公司市区供电公司特殊的办公特点或者是针对上海市电力公司市区供电公司内部某些部门专用的办公业务模块。系统中包括领导活动安排、刊物编辑和信访管理三个模块。这部份工作主要从联络处开始，经过一层层的报批，最终形成工作计划，按照计划具体落实，并对各类工作计划表作归档处理。根据各类工作安排，进行汇总，可以生成领导一周的工作安排的计划表。本子系统的所有模块都不是局限在联络处使用，其他各处室也可以使用该子系统，形成本处室内部的工作安排计划表。

6 应用效果

通过系统应用，上海市电力公司市区供电公司感受到了办公自动化系统带来的轻松、方便和高效率。该系统系统覆盖面广，几乎涉及到每个员工日常工作，很大程度改变了员工的工作方式，极大地提高了全局信息化水平和工作效率，同时提升了公司的服务质量和水平，营造起良好的企业形象，为实现全国一流的供电局的目标起到很大的推动作用。

7 应用经验

办公自动化系统的实施过程是一个“整体规划、分步实施、不断深入”的过程：主要节点包括1、系统安装、调研和业务方案确定 2、系统修改、培训 3、模拟运行、全面试用、功能测试验收 4、局本部系统正式运行 5、全部机构的系统正式运行等。

建立一个项目小组至关重要：OA系统实施的成功，需要项目小组的不断推进，巩固每一阶段所取得的成果，确保每一阶段的工作落到实处。也就是所谓的“一把手”工程，由领导带头，贯彻落实。因此我们在实施之前就组建了一个项目小组，小组成员由开思公司的经验丰富的项目经理、工程师和市区供电公司的管理领导层组成，负责整个项目的组织管理和相互协调，跟进整个项目的进程，负责系统的调研，流程的调整确认，培训等工作。

项目文档的重要性：在整个系统的实施过程当中，为确保实施的质量，在软件的验证与确认以及使用与维护等阶段中需要编制软件需求规格说明书、软件设计说明书、软件验证与确认计划、用户文档、项目实施计划和项目实施总结等文档。

健全的培训方案是项目实用化的重要保障：虽然整个项目的实施构建了先进的电子平台，但在实用化推广过程当中，还是遇到不少的困难。由于系统覆盖面广，为了提高操作人员的计算机应用水平，公司组织了25次大规模培训，涉及500余人次。

8 下一步构想

在公司办公自动化强大的平台支持下，我们先后又开发了企业论坛、标准规范等一系列文档管理工具、与公司INTRANET实现无缝集成，构建了公司INTERNET网站，开通了INTERNET邮件系统等，使办公自动化系统不仅能为领导决策提供广泛的信息支持，作为企业公共信息发布的主要平台，还使之成为全体员工信息沟通的主要手段。

下一步，我们打算进一步深化系统应用，以各个业务管理系统、决策支持系统为依托，构建企业知识管理框架。将企业数据进行有序的挖掘、整理和加工，并通过对分析、判断、汇总得出有价值的知识。将存在于个人的头脑中被独占的知识，存在于公司的知识库中，聚集企业的“记忆”。

本文原载于ChinaByte