立足制造 梳理流程

－－记合强iOA智能办公系统在翔鹭绦纶纺纤(厦门)有限公司的应用

黄尚岭

翔鹭涤纶纺纤（厦门）有限公司是一家大型外商独资企业，产品销往全国20多个省、自治区、直辖市，并远销日本、东南亚、南美与欧洲市场。

翔鹭公司在内部财务、营销、人力资源、采购等模块已成功实现信息化的基础上，先后成功实施“企业资源计划”（ERP）和SAP系统。为最终达成“e化翔鹭“的目标，经过长期考察与比较，在对多家OA进行综合评估后，翔鹭公司决定采用合强A3产品构建公司内部办公自动化系统。据翔鹭公司透露，选中合强产品的原因有三：一是合强A3产品的性能价格比好，技术先进、结构合理、需求通用、调整灵活、部署简单；二是合强公司是专业OA产品供应商，能提供领先的产品和优质的服务；三是合强分布全国的数百个成功案例将提供丰富的应用经验。

系统目标

通过实施办公自动化系统，翔鹭公司要达到以下几个主要目标：

● 建立一个基础通讯、信息发布和信息收集平台，统一内外部邮件系统，使企业内各部门间的通讯畅通；形成快捷的信息发布和交流机制；

● 建立一个跨部门协同工作和办公自动化的平台，优化各部门业务流程管理模式，改变传统手工办公模式，实现内部行政事务处理、业务管理的自动化，达到无纸化办公的目标；

● 建立一个知识管理平台，实现日常文字、数据、信息处理与传递的自动化，实现公司内各部门间信息的网络化管理；

● 满足远程办公、移动办公和家庭办公的需要，使公司外出人员随时随地能获取所需的信息资源、在线工作讨论、传回最新信息。

系统建设

在系统建设过程中，考虑到办公自动化系统在内容、范围上涉及面广，翔鹭多次召开工作协调会，加强各级领导与员工的沟通和交流。通过需求分类、改善、优化及提升，进行实施对策分析，确保系统与实际需求的完美结合和实现。制定相关的系统建设和管理制度，制定意见收集、问题上报、需求调整、系统优化及改善计划的上报及反馈制度，规范了系统应用方法等。特别是在系统安全策略上，制定了建设过程中管理上的各项措施，做好保密工作，树立内部员工的安全意识，从系统上也体现了数据的完整性和安全性，确定了建设过程中所采取的安全策略。

系统功能

翔鹭办公自动化系统是在合强A3办公自动化软件V3.01的基础上建立的。根据合强A3产品特点，在其通用、成熟的功能结构的基础上，翔鹭公司针对本单位的实际需求，进行了完美的个性化定制，充分发挥合强A3的技术和功能优势，形成一个安全、稳定、高效、灵活的综合办公信息系统。基本功能主要包含以下内容：

一、个人事务：待办事宜、电子邮件、日程安排、出差代理、个人通讯录、个人文档库等。

● 待办事宜：待办事宜项目包括所有与流程有关的待办事宜处理，及与公司人力资源系统所涉及到的签核事务。

● 电子邮件：实现公司内部通讯和信息交流快捷通畅，与Internet邮箱的连接，即可由Notes自带的邮箱进行收发Notes、Internet邮箱的邮件。

● 日程安排：秘书可为董事长/总经理/副总进行日程安排输入。可同时安排多名秘书分别为各自的领导活动负责。活动安排计划可送流程审批。

二、公共消息管理：包括翔鹭公告、翔鹭新闻、时事新闻、化纤动态、翔鹭之声、每周一招、ERP专栏、翔鹭论坛、客诉服务、各类信箱、部门信息、公共通讯录等各类信息的发布及管理。

三、工作流系统：包括收发文管理、公司各类流程管理等。收发文管理实现对公司各种公文进行自动收发文办理；各类流程管理包含公文发布流程、公司签呈流程、领用单申请类流程等。

四、资源管理：会议室管理、车辆管理、图书管理、物品管理等可共享资源管理。

● 会议室管理：可查询会议室借用状况，可根据申请审核情况自动更新会议室借用情况。

● 车辆管理：可查询车辆使用状况，可根据申请审核情况自动更新车辆使用情况。

● 图书管理：可查询图书借还状况，可根据申请审核情况自动更新图书借阅状况，可浏览催还明细。

五、文档管理：包括公司各类档案管理、ISO文档管理、图纸管理等。

● ISO文档管理：主要实现ISO文档的起草、审核、归档，文件的变更和发布等都在网上完成。对已经审核过的文档资料，均不可再修改，该功能保留ISO文档资料的变更版本，且需保留修改笔迹。用户可根据权限对相应的ISO文档资料进行新增、修改和访问，同时进行各类查询。

● 图纸管理：实现对公司所有图纸分类归档管理，可分为工程图纸类、零配件图纸类、其它图纸类。

● 各部门文件库：各部门管理本部门的计划及各类文件等。

系统效益分析

翔鹭OA系统最大的特点是大大提高了工作效率和响应能力，这样的最大好处之一就是能从意料之外的效益中产生巨大的回报。传统的办公模式改变了，新的能力、新的态度和新的想法出现了，使得过去常常困扰公司的一些问题突然消失了。

翔鹭OA系统作为一个基础事务处理平台，能有效起到门户作用，形成一个统一的访问和发布窗口，通过它，可以更方便地处理各种事务，链接其它系统（网站、人力资源系统等），可以及时获取各种信息资源，从而使决策更快、更好。此外，翔鹭OA系统可以更好地对外部服务，树立良好的形象，提高响应能力，形成竞争优势。

翔鹭OA系统给所有员工带来了一个全新电子化办公环境，每个人都能从中直接感受到办公自动化的好处，接受信息技术所带来的新理念。

本文原载于中国计算机报