门户成功要素：来自IT项目的最佳实践

by AMT 刘宇

 “在近两年企业门户如梦境般的膨胀之后，企业正在苏醒。很多为了知识管理而购买门户的公司发现他们的解决方案并没有提供期望的功能或者效果。”

上文是2000年见诸报端的一段评论，三年以后情况有所改变了吗？如果我们仔细研究就会发现，似乎没有太大的不同。

2002年10月Gartner的研究提供了如图所示的情况。

图1：门户项目的成功或者失败项目的类型调查

显然，很多门户项目仍然以shelfware、应用不足，或者温和成功结束。其原因，我们相信是来自两个方面：

（1）组织没有正确理解简单的“门户”技术与完全的企业信息门户（EIP）或者企业知识门户（EKP）之间的差异

（2）大型信息项目所获得的最佳实践同样可以用于EIP／EKP项目。

设定门户的物理任务并不复杂或者昂贵。很多组织已经准备了Web站点可以允许访问公司的政策数据库，或者允许客户检查产品列表的数据库或者现有的存货。然而，EIP或者EKP是完全不同的事物，正如数据仓库与支持订单管理的数据库的差别一样。存货和组织大量结构化、半结构化和非结构化的内容的任务是让人望而生怯的。配置门户以提供有效的访问路径，同时实施所需的安全附加复杂性，创建更新或者替换流程确保时效性和内容的准确性，这些也同样是门户利益的主要努力。

从适合的项目类型开始

很好的开始点是鉴别门户项目。常常表示逻辑的项目劫夺。P4模型指定了四种门户项目类型：原型（Prototype）、试验型（Pilot）、开拓型（Pathfinder）和生产型（Production）。

如图所示，当组织对基本概念和技术有很少的经验，需要基本的试验机会时，可以选用原型。试验型项目开发的方法是生产化实现的候选项。典型的，简单的知识领域被选择以使项目集中于过程和知识的机制。开拓型项目使代表典型应用的实例方法合理化，包括来自运作环境的用户。生产型项目可以在整个组织范围内推进成熟的新知识能力。

图2：门户项目类型的4P模型

IT项目的最佳实践同样有效

在所有的阶段，大型EIP或者EKP项目与其他的复杂信息技术项目有很多的相似之处。但是很多时候，组织不能认识到信息技术项目的教训和最佳实践一样可以用于门户项目。

信息技术的最佳实践在很多行业的很多组织都存在，包括政府和非盈利机构。很多同样的最佳实践应该被用于门户项目，可以作以下分类：

（1）        与组织目标一致

（2）        范围控制

（3）        衡量

（4）        不忘记“怎么做”

（5）        关于维护的规划

（6）        向前看

采用最佳实践不能确保成功，但是忽略最佳实践的知识显然会增加失败的可能。

与组织目标一致

在开始EIP／EKP项目之前，首先问以下问题：什么是我们组织试图取得的目标？EIP／EKP如何帮助我们达到这个目标？很多复杂的组织比如美国电信、可口可乐、AT&T等都使用资产组合管理技术来确保信息资源和花费与总体组织的目标一致。

资产组合管理技术帮助准确定义EIP／EKP可以解决哪些问题，帮助将EIP／EKP战略意图放置到其他业务活动的环境中考虑，确保这些问题对组织来说是关键。

一些研究人员着重考虑高层支持作为EIP／EKP项目成功的条件。来自高层的支持确实非常重要，但是并不足够。作为项目发起者的高层管理人员必须被给予决策所需的信息，才能够做出投资决定。

范围控制

EIP／EKP不可能为所有用户完成一切。如果组织正在试图创建“西半球共用一个门户”，那这样的项目还是趁早停止。

杜邦估计投入0.66亿美元用于其550人的销售和营销单元的门户的第一阶段。

杜邦鉴别其门户努力的范围，管理一系列阶段中可以使用的属性和信息。这个方法控制了项目的范围，管理特定阶段可能有用的属性和信息。这个方法控制了项目的范围，提供了可以衡量的收益标准，并且可以将类似的战略意图扩展到其他领域。

另一个可以被用来决定门户范围类似的技术是“用例”方法，该方法可以理解系统及其使用。可以定义为了影响任务门户需要做什么？当门户到位之后，任务如何改变，

衡量

在系统工作中，衡量的重要性被一再强调。6σ，ISO9002和SEI Maturity模型都衡量作为成功组织的共同特性。然而当讨论衡量问题时，很多EIP／EKP努力采用了“梦幻区域方法”：比如，建立吧，结果自然会实现。

如果组织没有定义那些衡量成功的因素，有谁知道努力是否成功？建立衡量因素的时间应该是开始，当组织的一致性被考虑时。成功必须是相关组织的成功。

不忘记“怎么做”

Meta Group的Craig Roth在其《门户陷阱》文中评论道：“进行基础架构冲击评估。这应该在属性被存入后进行，但必须在选择门户产品之前。此评估应该包含门户依赖但不能提供的所有基础架构服务；认证和单一登入，内容和文档管理，工作流，企业应用集成，协同和搜索。”

EIP和EKP不是哲学家的魔石，不经努力就可将芜杂的数据变成有价值的信息黄金。需要的工作是软件开发中基本的“阻碍和解决”方法。EAI、电子商务和门户应用中已经一再显示，80%的成本和实现难度与两个主要因素相关：

将享有系统组件（包括应用和中间件）融合的复杂程度

数据质量和一致性的问题。

在选择门户工具和宣布目标日期之前，在规划努力中应用最佳实践，花费足够的时间来研究不同的相关因素显得非常重要。

关于维护的规划

软件在其生命中80%的成本是在初始应用之后发生。当EIP／EKP应用之后，将对帮助桌面有很大的冲击。资源、技术和实践应该被给予预算来处理变动需求，这些需求在应用实施的数小时之内发生。需要真实的教育项目来确保组织的收益被实现。与运作支持系统比较，维护和管理门户需要被跟踪和控制的维度的显著扩张。EIP的信息和来源可能在格式和内容上比订单和存货系统的数据有更大的变动性（本身可能是门户的来源）。当他们对工作职能进行更多的自我定义时，对用户的影响可能更大。

复杂信息技术环境维护中存在最佳实践，这些实践可以用于EIP或者EKP项目。为什么不利用已有的信息来实现门户战略规划的期望价值呢？

向前看

很多人将门户作为实现意图收益的工具。我们有大量的投资和关于此命题的承诺。然而，存在一些盲点的危险。不能看到“web服务”的作用。比如，当我们考虑IBM对未来计算的愿景，IBM提出的是按需服务，我们对门户的未来作什么打算？我们是开发？还是拥有他们？

实践中应该睁开眼睛向前看，这也是从多年的IT活动中获得的知识和最佳实践的一部分。

结论

讽刺的是，知识管理的业务和了解何时从我们的专业性中获益并不相伴而来。我们不能轻视和忽略已知的知识体——信息技术最佳实践——他们可以提供有价值的帮助。现在可能是时候停止对门户的蜂拥推崇，应用知识和思考来做出门户决策。通过认知EIP和EKP作为复杂信息技术项目的真实状态，并且应用信息技术最佳实践，所有的门户项目将都可以获得“可见”甚至超过预期的“彻底的成功”。

作者联系方式：arthur.liu@AMTeam.org