如何规划实时内容管理

作者： TechRepublic.com

 有效地实行实时内容管理能够使公司加速转换为一家实时企业,并随之带来巨大的商业价值.当你对内容管理系统进行规划时,需要完成三方面的工作:创建结构化的知识库,重新整理信息维护的过程,利用操作系统的整合访问。 

 分析

作为一名CIO,你需要与你的项目经理,以及业务单位的主办人配合工作,使关键业务过程中的延迟问题得以消除.如果你的客户发现你的服务代表没有进行相关的文书工作,也没有掌握第一手信息,他们将对你们的工作感到相当失望.因此,你必须向客户展示你们的工作是依照财务制度,安全或保密规则进行的.由于你错过了规定时期或者给出了错误信息,导致一项任务耗用大量人力物力时,你将会受到来自于政府方面的处罚.因此,实时企业要求对业务需求作出实时响应.

由于实时内容管理能够提供并保持最新信息,因此你的职员能够为他们服务的客户提供有效帮助.如何对实时内容管理进行交付?这里列举了需要完成的三件事情:

• 正确且简化的工作流程
• 建立未受感染,结构化的数据仓库
• 提供简单且及时的信息访问

过程

更快的工作流程缩减了再检查的时间,并且减少工作人员对错误数据进行修正的机会.为保持信息的可靠性,当你改变数据的使用方式时,你需要同时改变你的数据维护程序.对于一些非结构化的内容,如文档(通常包括网页),许多企业像出版月刊一样设置他们的内容维护程序.而实时企业需要的是类似于24小时新闻频道的处理过程.

为实现新的内容管理过程工作效率的最大化,你需要遵循三个原则进行规划设计:

1.信息维护的相关程序应当在信息建立之前完成.(尽管这是一个常识性问题,但很多公司还是没有遵照这条原则开展工作.) 2.信息必须完整和准确. 3.不必要的延迟应当在知识库的升级过程中得到消除. 许多公司的web发布加大了其内容服务的复杂程度.当Institutional Investor杂志第一次在线发布时,由于web服务提供商使用手工劳动将Word文件转换为HTML文档,导致web内容没有得到及时更新.最终,杂志社通过使用内部自动化处理过程消除了延误.

公司通常比较关注自动操作.他们试图建立一个能够取代人工操作过程的电子模拟系统.在许多情形中,可操作的数据(如订单状态)是被看作操作过程或管理过程的副产品来进行维护的.但是这种情形很少发生在参考数据中,无论是结构化数据(如价格)或非结构化数据(如产品描述).参考数据通常通过管理过程得到改变,其改变程度与计划,设计,市场各方面因素相关联;此外,参考数据还可以通过非正式过程得到改变,即与可操作数据同时变化.

实时企业需要尽可能的定义这些过程来消除延迟.Premier Farnell是引导欧洲工业产品的关键人物,他创建了一个新型的内容管理过程,用来支持电子商务中内容管理的实现.从而使供应商能够通过电子通道和XML格式提供产品数据.

东芝作为一家大型的PC制造商,他们利用web作为自己最主要的市场渠道.公司市场部经理Con Mallon指出,有效地利用web,能够传递"更频繁的市场信息,并且取得的效果".为主动利用web进行信息发布的工作,东芝对其内容管理过程进行了改善,并且赋予信息发布的具体执行者更多的权责.

对描述业务决定和政策的内容来说,决定的制定可能是最关键的步骤.可以授权经理让他们迅速作出相关决定.需要注意的是,作出日常决定(如web上销售信息的终止)的经理人数应该得到严格控制.举例说,欧洲一家航空公司在2002年通过设置明晰的价格限制,使其授权的经理能够在价格限制范围内做出相应决定.这一举动取得了良好的市场反应,并使这家航空公司在竞争中处于价格调整的优势地位.

知识库

过时的文档管理系统通常只支持非实时过程.然而,实时企业能够赋予这些文档管理系统发挥更多的作用,只要其内容是存储在一个结构化知识库中.举例说明,Premier Farnell公司以前采用印刷品目录来提供产品信息,其目录的每一页内容由一个设计者决定,同时他需要负责版面设计.在Premier Farnell公司的电子商务计划中,每个购买者仅仅需要运行一个简单的搜索,就可以创建一个页面.但是相关设计者却无法实时地对版面进行改变.为使在线目录具备必要的灵活性,公司重新对知识库进行整理,并且使用XML将数据转化成结构化数据.这一过程使公司能够为客户提供更广泛的电子商务服务.

访问

信息的可利用性要求人们无论在何时何地,都能够获取到他们所需要的信息内容.在办公室工作的人们,需要花费大量时间并且利用搜索引擎,对想了解的内容数据库进行访问.然而,实时企业中的职员很少需要从事这项繁琐的工作.他们利用过程和应用程序使参考信息得到整合,使系统能够提供他们需要的信息,从而避免了繁琐的分类工作.此外需要注意的是,集成访问通常需要得到内容恢复和可操作系统的综合支持.

位于波士顿的Brigham and Women's医院使用其内部定制系统(ordering system),对病人记录和医疗文献进行集成访问.当医生每次开处方或进行检查治疗时,都能够利用这个定制系统对知识库信息进行访问.并根据相关的病例记录和医学研究,对每次处方和治疗的适当性进行检查.医生也可以不考虑系统给出的信息,前提是他必须具备一个合理而正确的理由.这套定制系统每天平均对医疗信息进行13,000次访问.医生如果使用医疗门户搜索相关信息资料,那么他们每天只能访问3,000次.由此可见,这个定制系统的整合,使医生开出的处方有据可依,并且早期的结果预测能够减少医疗错误的发生.

在许多情形中,无线访问的优点都说明了这项技术面临的挑战(如规划,导航和交互)已经取得了巨大的投资回报.Policlinico Agostino Gemelli是罗马一家拥有2,000张床位的医院,他们使用一个基于无线局域网的个人数字助理收集并提供临床数据.当这个解决方案在四个病区率先使用后,访问相关信息条目不再需要浪费大量时间,并且在医疗过程中有效地减少了延误问题.

来源：ZDNET