如何选择最适当的内容管理工具？

　　很多公司在选择ECM工具时，因为对自己的业务需要、内容的生命周期及内容本身还不够了解，最终选择了不适当的工具，结果浪费了投资。美国Interwoven公司作为一家专业提供内容管理解决方案的提供商，已经为全球超过3000家企业成功实施了相关解决方案，协助企业有效解决内容信息的制作、发布、保存和智能化等问题。在与客户的实际交流中，Interwoven公司通常建议企业选择内容管理工具时应该:

　　 选择能够满足目前及未来内容管理方面需求的工具

　　 实现您对于内容管理系统的期待，而不要为了屈就当初不当的选择，而降低了对内容管理系统的功能要求和期待

　　 将信息经费妥善运用在能够提升公司效率、运作方式及生产力的工具之上

　　要想采购一套真正有效的ECM工具，必须先清楚了解公司本身的业务需要，然后根据这些需要，拟出一套内容管理系统应有的功能清单。而在制定功能需求清单时，必须向负责内容创建、使用的相关人员征询意见，充分了解他们的需要。

　　理清本身的业务需求

　　想了解本身的业务需要，最佳的方式就是跟公司各部门的工作人员讨论，其中包含:

　　 业务单位主管--在向各业务部门主管征询意见的时候，应该询问他们期望见到什么结果。他们一般都能清楚表达业务方面的目标，还可能提出各种问题、目标及机会，使您得以明确判定什么样的ECM功能是必须的。

　　 公司内外的内容使用者--除了公司外部的客户之外，还必须理清会使用到内容的所有人员，例如:公司内部的服务中心、销售部门、人力资源部门等等。然后请这些使用者列出所使用的内容种类、判定寻找和使用内容的难易度、建议内容寻找及使用流程的改善方式。

　　 内容创建人员及贡献人员--确定内容是由谁创建之后，请这些人员理清其需要。要求内容创建人员及贡献人员说明下列事项:

　　 所使用的内容创建流程中哪些好用，哪些不好用

　　 内容实际的创建方式(例如使用样式表、样版或凭空想象)

　　 使用的工具种类，以及这些工具对于内容创建的实际助益

　　 目前如何管理各种内容

　　 审查人员--内容的审核流程也可能对内容的交付构成障碍。所谓的审查人员可能包含许多类型，像是专家、高级主管、品质保证部门、客户支持部门、纪律/标准部门、或其至法务部门。要求审查人员说明下列事项:

　　 目前采用哪些内容审查流程，其中哪些流程运作良好，哪些成效不彰

　　 目前采用在线方式还是纸本方式进行审查

　　 期望以什么方式执行内容审查

　　 网站人员--许多公司都授权内容创建人员自行发布内容，但也有些公司会指派「出版」人员专门负责内容的印刷出版或网络发布工作。要求网站人员说明下列事项:

　　 目前采用什么内容发布流程，其中哪些流程运作良好，哪些成效不彰

　　 文件透过什么方式创建，是否采用样式表、样版、或公司其它的样式规定

　　 使用的工具种类，以及这些工具对于内容发布工作的实际助益

　　 在内容发布方面面临哪些问题及遇到的挫折

　　内容稽查

　　当你选定某种内容管理的解决方案之后，千万别忘了其实质--内容管理就是要妥善管理内容。内容的种类可说是包罗万象，因此必须:

　　 确立内容的种类:ECM系统是不是只管理一种内容(例如:行销数据)，还是必须管理包括训练手册、纪录文件、销售数据、服务中心窗体、网页等在内的多种类型的内容?每一种内容的数量有多少?内容是否已经完成结构化编排(如:产品规格、型录数据)?

　　 判断内容的价值:有多少内容具有最新的时效性?有多少内容正在使用当中?有多少内容是重复的，或已经过时、失效?这些问题有助于弄清究竟有多少内容需要进行管理。

　　 详细列出其用途:你是否想透过不同媒介向使用者提供相关内容?是否必须针对不同的客户进行个性化内容设置?是否需要针对不同国家或地区进行内容本土化?是否准备利用内容建立网站或让许多人使用门户网站?

　　 考虑内容的重复使用率:是否会重复使用相同的内容?是否会以相同形式或衍生形式重复使用内容吗?同样内容在不同产品及媒介上的重复使用平均百分比有多少?这些问题有助于清楚了解系统应该如何进行整合。

　　 转移:有多少内容必须进行转移?又有多少必须保留在原来的位置上?内容应该以原来的格式保存，还是必须转换成不同的格式(如:XML等)?这些问题有助于预测未来的转移工作。

　　美国Interwoven公司大中华区总经理陈恺新先生表示:要想挑选一套有效的内容管理工具，必须仔细分析本身的业务需求并建立功能需求清单，拟订出各种仿真状况，模仿这些功能的实际运作状况。只要确实了解业务需求，并且清楚掌握了系统的功能，便可有效进行提供商筛选的过程。