知识库建设运营的过程中需要相应的制度来保证。知识管理的实施首先与企业的核心业务进行绑定，成为员工工作的一部分。例如关于知识的产生，在详细分析员工岗位和流程的基础上，明确员工知识产出的必须部分，对于必须产出的部份归入流程的要求，必须完成。而对于鼓励的部分，则用制度的形式进行激励。

在知识管理制度的制定过程中，需要从知识的整个生命周期来考虑，在知识的产生、审核、分类、保存、推送、利用、创新每个环节都要涉及到。也要从员工的参与知识库建设的方式来考虑知识库的建设，从国内外知识管理的实践来看，员工的参与包括以下几种方式：

查看：最初级的参与方式，将知识管理系统作为阅读参考的内容

评分与评论：不仅仅阅读，在阅读后对于内容进行评分、评论，简单的参与

收藏：阅读完后，感觉将来会用到，收藏起来，以备下次采用

转发：不仅阅读，而且在自己起草的内容中引用部分内容

编辑新版本：对知识库中多个内容进行整理、系统化、提炼，产生新的内容

知识录入：自己起草相关内容

如果仅仅要求每个员工都写文档（等同于“新贡献”）这种方式，其难度太大，无形中将大部分的知识员工阻挡在了参与知识管理建设的大门外。因为并非所有的人都擅长写文档，而知识最丰富的员工大都是职位较高、较忙的员工。还有就是没有照顾到不同员工的特点，有的员工擅长写，但有的员工擅长评价，他可以发现文档中的问题和瑕疵，他们的共享同样有价值。所以在知识库建设的过程中一定要充分发挥不同个性、能力员工的特点，在制度建设的层面要考虑这些问题，才能真正让员工参与知识库的建设。

知识库系统建设的不同阶段对于制度的要求也不同，对于知识库系统中的内容关注点不一样。在知识库建设起步阶段更多关注数量的增加，在数量积累到一定程度后必须关注质量的提升。知识库系统内知识的数量和质量是与员工的参与度密不可分的，如果参与度提高了，其数量和质量必然提升较快。