知识管理与四象限法则
提出这个问题,是基于一个我们熟悉的管理四象限法则,这个法则是我们处理多头事务,需要弹好钢琴的一个辅助性工具,能帮助我们判断事务的优先、缓急、轻重,在我从事管理工作的初期,曾经受益菲浅,也曾经跟许多人介绍过,我们再来回顾一下四象限法则。
所以我们工作上面临的事情就分为了如下8类:
Ø A重要的
Ø B不重要的
Ø C 紧急的
Ø D不紧急的
Ø AC 重要而且紧急的
Ø AD 重要但不紧急的
Ø BC 不重要但紧急的
Ø BD 不紧急也不重要的
应该来讲,四象限法则是一些事务繁杂的人必修课程,也许你未必知道但一定会自然而然的使用。
知识管理也是如此,也许你未必知道这么一个概念,但你日常也一定在使用,比如你分门别类的记录你自己的文档,文件,数据等,这就是知识管理的雏形。你是为了方便管理、查找、重用乃至共享和创新这些知识,这就是知识管理的精神。
那么说知识管理已经这样深入我们的日常工作和生活,那它在四象限里面处于那一个地位呢?
它重要吗?
证明它重要与否,我们可以模拟几个情景。
你们紧急备战,要马上做一个竞标标书,参与一个大项目的竞标,其中一部分重要内容与去年的一个竞标要求很类似,但你怎么也找不到这份文件作为参考了,只好全部班子连续通宵全部重写。
市场部门马上要印制一套宣传册,急需某领导视察公司时候的图片,但你无论如何也找不到,最后只好删除了这一精彩的章节。
这就是由于没做好知识管理,而经常遇到困境,不但让工作大打折扣,同时也使得团队重复劳动。这应该可以例证知识管理的重要性。
它紧急吗?
可能有人说,知识管理的积累并非一朝一夕能够完成的,是一个需要积累的事情,所以是一个重要但是不紧急的工作。
错了,知识管理一定要从意识到就开始。
做知识管理像做运动一样,今天明天没有差别,但是几个月下来就会有很大的差异。今天不做,明天没有关系,但是未来半年-1年之后可能会有很大的影响。所以,知识管理是一个你一旦意识到,就应该马上启动的工作。它绝对不是一个重要而不紧急的工作种类。晚启动一天,就多损失一天。早一天启动,就多一天的业绩。
试想,你的企业一共多少人,这些人每天为企业创造多少有价值的知识和资料,因为没有管理这些资料每天都在消失,这些消失的都是企业的知识资产和财富,为你带来的就是成本增加、重复劳动、效率降低等管理者不愿意看到的梦魇。
所以,从现在起,我们知道知识管理是一个四象限法则里面“重要而且紧急”的事务。
早行动,早受益。