克里夫 斯密德（Cliff Smeed）及保罗 维斯特（Paul West）如今意识到了妥善处理公司历史资料的重要性，这源于他们的切身教训。四年前，他们所在的公司发生了这样一件事情：一名远程工作人员的笔记本电脑出现严重故障，硬盘毁坏，致使数据无法恢复，一个重要项目的所有资料因此全部丢失。后来，公司开除了这名员工，但斯密德认为，开除一个人于事无补，公司还得一点一滴重新将这个项目的资料补充好。因此，一年以后，他们两人在圣地亚哥联合创立了KM系统开发公司，便毫不令人意外了。
    

       知识管理的具体方法

       缺乏有效的知识管理对公司带来的巨大损耗，斯密德和维斯特始终铭记于心。如今，公司的的34位员工，都通过一个统一的入口下载各种报告及公司信息，网络协作逐渐成为公司文化的一部分。在员工们的上传、下载、分工协作中，公司的资料也臻于完善、且妥善保存。维斯特说：“我们不会被工作所摆布，而是在记录中逐一 还原我们的工作。”

    通过系统的协作软件记录并非惟一的途径，每周例会及餐桌交谈这些技术含量较低的员工交流方式，也是十分切实可行的。假若文件记录对公司异常重要，那么让员工将自己的工作进展记录下来，也不失为一种知识管理的好方法。比如，可以让销售人员定期写下一些简短的客户商情报告，并将之归档，供后来者参考借鉴。

        低迷时期更要重视知识管理

        很多时候，我们只有在真正失去以后才会明白这些资料的重要性，尤其当把持公司重要客户或项目的员工离开以后，风险往往难以估算，一些专家称损失“数以百万计”。不幸的是，很多公司并未将对员工进行知识管理提到日程上来。知识管理专家托马斯·H·达文波特《运营知识：工商企业的知识管理》一书建议道：“很多人认为这是愚蠢的代价。如果你正打算裁员，尤其要注意这类问题。”

       著有《知识流失：应对劳动力老龄化的威胁》一书的David W. DeLong洞察到了这样一种悖论：在经济低迷时期进行知识管理尤为重要，然而企业这方面的投入却似乎在缩减。“在经济上存活下来这样一种先入为主的观念，掩盖了知识流失的风险。”根据人力资本管理研究机构Institute for Corporate Productivity近期进行的调研表明，仅仅20%的受访公司认为自己有效地进行了知识管理。

       当经济大环境好转之时，很多公司将会承受知识流失的代价。德隆预测道：“到时候，公司掌舵者将会突然意识到被忽视的那些员工及其知识资本的不可或缺性。”

       所以，从现在开始，就借鉴前人的经验进行有效的知识管理吧，否则，你最终将接受深刻的教训。