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企業資訊入口網站在知識管理中的功能及特色

2017-04-16 16:54

 

企業資訊入口網站在知識管理中的功能及特色
   
資料來源：
 摘錄於電子化企業經理人報告2000年10月號 , 遠擎管理顧問公司研究部副總經理Brian Spengler(史博言 )
 
如果知識管理（Knowledge Management，KM）的主要目標是為了增加彼此的協同合作、以及整合與改善企業內部的決策效率，那麼企業資訊入口網站（Enterprise Information Portals，EIP）將會是達到這些目標的關鍵利器，所謂的EIP主要目的是扮演散居於企業內外部的巨量商業資訊的單一進入及瀏覽窗口。
企業資訊入口網站的概念源自Yahoo!、Lycos、Infoseek、Excite等發跡於1990年代中、企圖扮演網際網路單一進入及瀏覽點的「入口網站」，因此這些入口網站最早期的功能便是「搜尋引擎」---協助使用者在浩瀚的網際網路中，搜尋到所需資訊的網站連結，而搜尋引擎後來也成了入口網站最基本必備的功能之一。
然而，隨著網際網路爆炸性地發展，使用者所面臨的問題不再是資訊不夠多，相反地，透過搜尋引擎搜尋到的資訊已經多到令人無法消化的地步了。這時，入口網站開始體認到，使用者需要更結構性的搜尋資訊方式。這些入口網站於是依據知名的網站所提供的內容類別，將其結集、歸納於不同的群組（例如，天氣、運動、新聞及股票資訊），讓使用者能相當便利地從這些分類中找到所需的資訊。
此外，這些入口網站提供登錄機制來增強個人網頁的安全性及隱私性，也允許使用者在認可的情況下將資訊分享出來。

企業資訊入口網站的基本功能及利益

企業資訊入口的核心功能及主要好處如下：
1. 開放／分享：藉由瀏覽介面的應用，企業可以透過網際網路、企業內部網路及企業間網路，讓資訊在廣大的員工、企業夥伴及客戶之間散播、利用，如此一來，彼此才能更進一步地對企業資訊有一致性的看法及了解。
2. 單一介面／入口：藉由網站瀏覽介面開放性的延續。企業資訊入口網站是所有資訊及功能特色的單一起點。在這個起點上，不論這些資訊散居於何處、或種類為何，企業可以呈現、整合並保障這些資訊及功能特色。
3. 延展性：是指企業資訊入口網站在本身所提供的資訊及功能之外，還允許使用者自由地存取核心入口平台以外的功能。
4. 個人化：依據不同的等級---不管是主管階級或企業分析師，讓每位使用者能依據其在企業內所扮演的角色及資訊需求，選擇最適合的客製化內容。
5. 安全：透過授權機制保護公司資訊。
6. 訂閱：允許使用者選擇個人有興趣的項目，並將這些資訊自動傳送至使用者面前。 7. 協力合作：允許使用者存取或提供資訊給特定的個人或群組。內部員工可以藉由企業內部網路的「群體軟體」分享資訊；而客戶、供應商及合作夥伴也可以藉由企業間網路達到資訊分享的目的。

企業資訊入口網站的基本形式

企業資訊入口網站約可分為四種：
1. 企業內部入口網站：這是企業資訊入口網站最基本的型態，除了具備公眾入口網站所有的功能之外，還加入企業的一般資訊，並透過企業內部網路與重要資訊連結、透過網際網路與外部網站連結。近來常有人提到的B2E（Business-to-Employee）就是這種概念。
2. 協同合作入口網站：協同合作入口網站可以讓使用者組織及分享非結構性的群組資訊，例如電子郵件、報告及辦公文件。目前市面上有許多協同合作入口網站的套裝軟體，但是，與群組軟體，如蓮花的Lotus Domino Notes及微軟的MS Exchange相互整合將是未來的趨勢。
此外，由於有越來越多協同合作入口網站開始加入決策處理的功能，因此可以預見的是，協同合作與決策處理入口網站之間的差異會越來越模糊。下文將會針對協同合作入口網站應用到哪些決策處理入口網站的功能加以探討。
3. 決策處理入口網站：直到決策處理入口網站的出現，企業資訊入口網站才開始為企業創造真正價值。決策處理入口網站企業不同階層的使用者（主管、經理及企業分析師）從決策處理系統（資料倉儲、企業資源規劃等）中存取資訊，以便做出重大的決策。其最終目的是希望幫助使用者找出降低成本及增加營收與獲利的方法。
當企業決策及行動能依據決策處理入口網站所提供的資訊而決定時，企業能迅速、準確地評估各種可能的影響，甚至還能快速採取新的因應行動。因此，決策處理入口網站讓使用者能從過去的行動中學習，也能清楚知道某些特定業務、市場及客戶群的因應準則。這類學習的功能得以實現，是因為所有的資訊、分析結果及因應行動，都能藉由群組軟體等協同合作系統被儲存起來，然後透過上述的協同合作入口網站，讓經授權的個人存取。
4. 電子化企業入口網站：雖然電子化企業入口網站目前仍不普及，但是它卻是企業在整合客戶、供應商及合作夥伴等的資訊共享及分析上，最具潛力的一種企業資訊入口網站。這類企業資訊入口網站會是特定供應鏈內的廠商成功地協同合作相當重要的要素，在此協同合作的環境裡，企業各式各樣資訊的共享與分析是成功地整合企業營運的關鍵。
不過，決策處理入口網站在支援企業內外部使用者資訊共享等方面的發展，至少在短期內仍能符合電子化企業的部分需求。

結論

我們認為，企業資訊入口網站將孕育出一種「電子化的決策流程（e-Decision Making）」，因為藉由企業資訊入口網這項重要的工具，企業能迅速回應任何情況、以及提供清楚、具深度的資訊及分析報告。

 

 

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