如何更好地实施办公自动化 

 黄海 罗志雄

 序言：
   
政府要上网，企业要效益，办公自动化已成为机关和企业现代化管理的必然趋势。在目前政府机构及企事业单位大力改革的外部环境下，办公自动化对提高政府机关或企业各部门的办公效率，提高决策的科学性、正确性，提高综合管理水平和竞争能力都有着十分重要的意义。构筑企业内部网，实现办公自动化，成为许多领导和信息主管部门的主要工作。本文总结办公自动化在内涵、软硬件技术等各方面发展历程，提出一些实施办公自动化过程中值得注意的问题，并探讨现代办公自动化系统的特点。

1. 办公自动化内涵的变迁
   
办公自动化，英文 Office Automation，简称OA，是办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。办公自动化由70年代未80年代初在我国的提出，到现在已有了近二十年发展历史。由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品不断的出现，办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。最早的办公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用。接着，办公自动化指的是用电脑进行文书存贮、排版、及输出工作，用电脑进行人事、财务等进行管理。

现代的办公自动化系统观点认为：办公实际上是人与人、人与部门、部门之间信息的共享、交换、组织、分类、传递及处理，活动的协调，从而达到企业整体目标的过程。传统的办公自动化多是指字处理系统、轻印刷系统、文档管理系统，无法实现信息的共享、交换、传递，无法实现单位、企业内部的协调，难以对非文本的如：声频、视频、图形、OLE对象、扫描图象等多媒体信息、超文本信息进行有效的处理。同时，传统的电子邮件系统没有对办公过程中的工作流提供良好的支持，难以根据不同的情况、不同的工作状态采取不同的措施，更好的跟踪事务的处理过程。因此，现代办公自动化系统更着重于提供办公信息的共享、交换、组织、传递、监控功能，提供协同工作的环境。从这个意义上说，现代的办公自动化系统的作用相当于动物或人类的神经系统。目前成熟的基于客户/服务器结构的电子邮件系统和协作系统，较先进的Intranet/Internet（WEB）方式的办公自动化系统系统，都是企业数字神经系统的重要组成部分。

因此，我们在实施办公自动化时，必须注意到办公自动内涵的发展变化，清楚认识到昨日的OA不是今天的OA，明天的OA也将不同于今天的OA，要密切注意办公自动化技术及产品发展的最新进展。用这种观点来制定办公自动化的有关规划，办公自动化才能用最少的资金，取得最好的效果。

2. 办公自动化应用范围的发展
   
一直以来，许多人对"办公自动化"的理解有误，认为办公自动化只是政府机关的事。实际上，在市场化的经济环境中，企业面临着激烈的竞争，企业成功与否最终取决于企业人员是否可以快速、有效地协调作业。而办公自动化系统是企业的数字神经网络的重要部分，没有一个快速反应的神经网络的协助，任何企业将难以获得长期、稳定、快速的发展。随着企业对"办公自动化"理解的进一步加深，越来越多的企业已经把办公自动化提到日程上来，很多企业都在不同的层次上实现了办公自动化。事实上，有一些企业已成功地实施MRP或ERP系统，他们在生产、经营数据的收集、分析、处理方面已实现了自动化。但是，一般的MRP或ERP系统并没有在办公、行政事务方面，提供计算机处理功能，这方面的工作，只能依旧利用手工进行。不能全面实施办公自动化，工作、生产效率难以得到进一步提高。

3. 办公自动化对人员素质的要求的变化：
   
不同层次的办公自动化系统对办公人员的要求也不同。从前的办公自动化是个体工作的自动化，不要求所有的办公人员都要懂得办公设备的使用，懂得电脑的操作，懂得电脑打字。这些工作，由秘书或文员来完成就可以了。那时，由于技术的原因，学会电脑的操作（如DOS、WPS），学会汉字输入，还真的要下点功夫，将许多人拒于办公自动化大门之外。

现代的办公自动化系统通过计算机网络将所有员工联系起来，通过网络来完成大部分的办公工作，是全员的办公自动化。这要求所有人员，上至领导，下至各级员工，都应能使用电脑，否则，办公自动化就无法进行。庆幸的是，现代办公自动化系统的功能越来越先进，但使用起来却越来越简单。尤其是最先进的WEB方式的办公自动化系统，办公人员只要能掌握简单的WINDOWS和WEB的操作，基本上就能应付所有的计算机应用了。也不需担心汉字输入的问题，准确、快速的笔式、声音、扫描录入设备可帮上大忙。但是，容易学并不等于不用学，为了彻底保障办公自动化的成功实施，一定要把对全体员工计算机相关培训的工作列入办公自动化的实施计划中。

4. 办公自动化硬件发展：
   
首先，象电话、传真机、复印机等，我们称之为办公设备，而不能称之为办公自动化系统。办公自动化系统，包括硬件和软件两部分。办公自动化硬件从横向，分下列几类：

<1>办公信息的输入、输出设备：如打印机、扫描仪、麦克风、音箱、手写笔等；

<2>信息处理设备：指各种个人计算机、工作站或服务器等；

<3>信息复制设备：指复印机、磁盘、磁带、光盘刻录机等；

<4>信息传输设备：电话、传真机、计算机局域网、广域网等；

<5>信息存储设备：如硬盘、ZIP、光盘存贮系统等；

<6>其他辅助设备：交通工作、空调、UPS、碎纸机、传呼设备等；

从纵向的发展来看，现在办公自动化软硬件的品种越来越多，功能越来越强，性能越来越先进。为实现最终的无纸办公，创造了必要的条件。另外，实施办公自动化，不能脱离办公自动化系统所依赖的环境，INTERNET、CHINANET、邮电通信网如DDN等的建设，都已为办公自动化的发展创造了一个前所未有的条件，使网络的、真正的办公自动化成为可能。

我们要注意一个问题：许多厂商把自己生产的某种办公自动化的硬件，称为办公自动化系统，会常使别人误以为，整个办公自动化就是这么多东西了。办公自动化决不是各种办公自动化设备的购置和使用，先进的设备只是办公自动化的物质基础，没有功能全面的办公自动化软件，最终也还是不能实施办公自动化的。

5.办公自动化软件的发展
   
随着新技术、新产品的出现，办公自动化的软件也随之发展。我们可以将办公自动化软件分为工具及平台软件及系统级应用软件两大类，其中OA工具及平台软件包括：WPS文字处理软件、现在的Office97套装软件（含WORD、EXCEL、Powerpoing、Access、Outlook）、Lotus系统、WPS97、IBM的中文语音识别录入软件、OCR汉字识别软件、手写输入系统、及MS Exchange的消息系统等。

同样，有些厂商，把某些办公自动化工具软件称为办公自动化系统，这是不够准确的。这些软件，作为办公自动化应用的平台或工具，解决个体的办公自动化是不成问题的，但要实现全员的信息的交流、交换，工作的协同，则还不够。还需办公自动化系统级应用软件；从前，这种综合、大型的办公自动化软件系统，没有通用的产品，需要由办公自动化方案提供商，在确定的平台上，按用户的具体情况度身开发。而现在，市面上已经逐渐出现了通用的商品化办公自动化软件产品，用户只需要购买回来就可以着手实施了。节省大量的时间及开发资金，并避免开发风险。

6. 办公自动化软件的层次及发展
   
办公自动化系统可分为事务型、管理型和分析决策型三种不同的层次。事务型的办公自动化系统，支持一个机构内各办公室的基本事务活动，主要功能包括信息的产生、收集、加工、存储和查询，如文字处理、文档管理、电子报表、电子邮件、电子日程管理、文档的整理、分类归档、检索等。管理型的办公系统包含业务管理的那部分功能，是事务型办公系统和支持职能管理活动的管理信息系统的结合。决策型办公系统包括决策支持功能，是在管理型办公系统的基础上再加上决策支持系统而构成，除具备前述的功能外，还具备对业务数据的进行分析、评测等决策支持的功能。

有些人认为办公自动化"远水解决不了近渴"，认为办公自动化"说起来重要，做起来次要"都是由于对办公自动化的层次不理解所致。实际上，现在完全能做到事务性的业务工作自动化。对于大量的信息沟通交换及共享的需要来说，目前的办公自动化技术或产品也已成熟，完全能够满足这方面的需要，只差我们进一步的认识与实施应用了。管理信息系统与事务型办公自动化系统的集成目前也不成问题。随着数据仓库及WEB技术的发展，分析决策型系统的实用化阶段也将来临。另外，无论是哪种形式的办公自动化系统，都应包含办公过程所必需的信息的沟通、交换、共享等基本功能，需要建设一个高可扩充型、高可靠性、高性能的网络通讯平台。因此，实施办公自动化，应当从建设一个高可扩充性的通讯网络平台着手，从最基本的事务处理层应用开始逐步实施。光有通讯网络的建设，而没有软件应用的配合，绝对是一种浪费。实施办公自动化有必要对其软硬件进行一个长期的规划，逐步实施。

7. 办公自动化成功实施因素的变化：
   
最初的办公自动化虽只是办公自动化设备的使用，但它解决了人们办公的许多大问题，效果明显，而涉及、改动的东西少，容易被员工接受，除了资金的问题，谈不上需要领导特别的重视。现代的办公自动化系统，一方面，涉及面大，必须改变传统的工作模式。另一方面，如果办公自动化没有真正全面实施的话，就不会见到进一步的效果。这时候，办公自动化能否成功地实施，就与领导的决心、重视程度以及全体人员的协作有极大的关系。现代的办公自动化，是一个系统工程，需要上层领导的重视（不能光说，而是要能做到的重视），需要在组织机构上有所保证，需要落实所需的经费，需要进行相关计划的制订和执行。办公自动化的层次越高，工作模式的改变越大，触动的东西越多，越不容易实现，越需要领导在制度、人员等方面切实的支持。没有这些保障，就有可能出现传统的办公方式与办公自动化分离的现象，办公自动化只能是一句空话。举个例子：某实施办公自动化项目的单位为配合OA的实施，制定了一系列的规章制度，例如《关于OA公文管理系统文件处理规定的实施细则》、《关于取消纸质信息、部分纸质文件和文件归档的通知》等文件，从管理方面进一步有力推动了OA项目的实施进度。因此，现代的办公自动化的实施，不管办公自动化软硬件有多好的，离开了领导的重视，就是空话一句。

8. 办公自动化软件开发技术的发展：
   
我们说，好的办公自动化软件不一定是用最新的技术来制作的，但先进的计算机技术一定会对我们更好地实现办公自动化产生帮助，在这些技术里，尤其以平台技术最为重要，下面我们将简单介绍以下办公自动化领域的平台技术的发展历史，相信会对我们了解并更好地实施办公自动化项目有所帮助。

最早期的办公自动化软件主要都是完成文件的输入及简单的管理，这个时期的主要平台是FoxPro、DBASE等数据库，其优点主要就是简单，操作简单，功能也简单。缺点同样也是简单，由于平台标准太简单导致我们无法可靠地实现非结构化文档的处理、联机备份、全文检索、容错技术、工作流这些重要的OA功能。这个时期主要的成就就是实现了文档的共享及简单的查询功能。

随着数据库技术的发展，客户/服务器结构的出现，使我们的OA系统进入了DBMS的阶段。原来困扰我们的联机备份、容错技术、联机查询等问题迎刃而解，但由于当时的数据库还是集中式处理的结构化数据库，所以非结构化文档的处理、全文检索、工作流等OA功能仍然无法很好地解决。这个时期主要的发展就是OA系统的功能和可靠性都有了很大的发展。

 办公自动化软件真正成熟并得到广泛应用是在Lotus Notes 、Microsoft Exchange出现了以后，它提供的工作流平台及非结构化数据库的功能使我们可以很方便地实现非结构化文档的处理、全文检索、工作流这些重要的OA功能，OA应用进入了实用化的阶段，但随着管理水平的提高，Internet技术的出现。单单实现文档管理和流转已经不能满足我们的要求，我们的领导和员工希望能够获取更广泛的信息来源。

这个时候OA的重心开始由文档的处理转入了数据的分析，即我们所说的决策系统，同样NOTES作为一个非结构化数据库已经越来不能满足我们的需要，这时出现了以信息交换平台和数据库结合作为后台，数据处理及分析程序作为中间层，WEB作为前台(三层次结构)的全新OA模式，这种模式下，我们可以将OA系统纳入由业务处理系统、财务系统等系统构成的单位整体系统内，使我们可以通过OA系统看到、分析得到更全面的信息。我们会将大量的业务数据，甚至是文档数据放回数据库内，而不论Notes或Exchange都将仅仅作为信息交换的平台使用。随着COM、OLD、WEB等技术的应用，我们将可以通过各种不同的开发工具方便地获取所需的信息。京华ExOA2000就是建立在这种崭新的模式之下的OA应用。

9. WEB方式的办公自动化系统的优点：
   
目前办公自动化系统较成熟的模式是客户/服务器方式，而新一代的办公自动化系统则应是Internet/Intranet方式(即B/S)，才更能适应目前及未来的要求。Internet/Intranet方式的办公自动化系统是基于WEB的办公自动化系统，其运作模式不同于C/S模式，它由客户在客户端工作站通过浏览器从服务器下载WEB方式的办公自动化应用程序后再动行。这种方式的系统具有下列的好处：

1.1 对客户端机器的硬件要求较低，而且目前流行的浏览器支持各种操作系统，使用户可以在保留原有的软件和硬件的基础上运行新的应用系统，保护现有投资。

1.2 基于WEB的办公自动化系统只需在服务器上作配置和维护，大大降低了用户用于软件系统维护和升级的难度和费用，使办公自动化更加容易实施。

1.3 象其他基于WEB的应用系统一样，基于WEB的办公自动化系统也是通过浏览器这个简单易用统一的界面来访问的，其界面相当友好，操作十分简单，易学易用，用户易于接受，从而节省用户的培训时间和费用。这对减少实施办公自动化的阻力来说，有相当重要的意义。

1.4 系统安全、可靠、可扩展。

10. 办公自动化软件开发方法的变化：
   
传统的办公自动化应用软件的开发方法是这样的。如果某个用户需要实施办公自动化，那么他首先就必须经过立项、调研、设计、开发、调试、试用、实施、维护，一个漫长的过程，当然，最后还不一定都能成功。实际上，我们很少看见成功实施的案例，我们经常听到的，不是用户抱怨开发商几年都没有开发出一套完善的系统，就是开发商抱怨用户在开发前提不出明确需求，在开发途中频频改变需求。出现这种现象的根本原因，在于目前开发办公自动化系统的指导思想及开发方法，都是传统的方式，要求系统的需求在开发过程中以及开发后都要明确不变，否则就要进行大量、繁重的的维护、修改工作。这些维护、修改工作，使办公自动化系统的开发陷入"需求不断变化，软件不断修改，周期不断延长，效果难以预料"的"尴尬"局面。

传统的思想指导下开发OA系统，要以用户的需求明确不变为前提，但在当前机构改革、管理不断优化的客观条件下，几乎没有用户能确保其对办公的要求永远不变。因此，如果没有一种新的开发方法，办公自动化发展的缓慢进程将永远得不到改进。由于机构不断变化，管理流程不断优化，所以办公自动化软件必须能适应这些经常性的变化，而且这种适应性的调整不能靠修改程序来进行，必须将这种调整、适应控制对交到用户手中。

而且，传统的OA应用软件还潜在一个致命缺点，就是不能跨平台运行。一个用Lotus Notes作OA应用平台的用户就不能与使用微软Exchange作OA应用平台的用户相互联系，办公自动化最终只能限于一个局部的范围。因为一个实际应用的办公自动化系统都会在纵向和横向上与其它单位发生联系。如某市政府的办公自动化系统必定会上与省政府，下与县政府、市各局，横向与市委、市人大、政协的办公自动化系统联接，这些单位的办公自动化平台很可能会不一致。所以，一个真正能推广使用的办公自动化应用软件必须能突破平台限制，即能跨越各种群件平台、各种数据库平台和各种操作系统平台。办公自动化软件的跨平台问题，在许多OA项目开始考虑时往往容易被忽视，而到推广时才被发现，但这时已骑虎难下，进退两难了。

针对传统办公自动化系统的缺点，经过分析，京华计算机网络系统公司提出了一种全新的开发思想，成功地解决了这些问题。首先是在进行OA系统设计时，将程序的编写和运作模式分开，当需求变化时，不需改变程序，只需在程序界面上对运作模式作出相应的调整。这样，使用户的管理体制或业务流程发生变化时，不必重新设计或修改软件，就能适应用户需求的变化。其次，就是利用最先进的软件开发技术，开发可跨平台运行的办公自动化软件。

从办公自动化应用软件的开发技术的发展的历程及特点，我们可以看到，OA开发技术、开发方法对OA应用软件的功能起关键的作用，选择用最先进的技术及开发方法，才能开发具有先进系统结构的OA应用软件，才能保障系统不被淘汰。办公自动化系统要面向当前，面向未来，面向现实，面向效益。