俗话说，书到用时方恨少。这句话很简洁的描述了知识管理领域的一个难题，即如何使人们在工作需要的时候方便的找到高质量、高相关度的知识。情境式研发知识管理为解决这一难题提供了思路和方法。



所谓情境（Scenario），就是指特定的工作场景。例如，在汽车产品开发过程中车身工程师进行车身曲面设计，就是一个典型的工作场景。从研发知识管理的角度来说，在这一工作场景中，可能用到的知识包括：



•项目管理的标准。一个典型的车身曲面设计工作大概需要多长时间、多少工作量，需要具有什么样的经验和能力的工程师才能胜任，等等。


•设计指南。车身曲面设计需要考虑的因素，如外观的要求、强度的要求、安全性的要求、可制造性的要求，等等。


•设计模板。目前大多数公司都已经应用的三维设计工具，并为产品设计定义了设计建模的规范和模板。


•基础知识。如培训教材、入门读物等，这些对于新手来说尤其重要。


•经验教训。在类似车型的车身设计中，曾经出现过哪些问题，有哪些经验教训可以借鉴？


•相关专家。在组织内部、外部有哪些专家可以进行咨询。


•参考文件。其它组织内部、外部相关的可以参考的文件、书籍等等。


目前，大部分公司的研发组织都已经或计划建立设计文档库、标准指南库、经验教训库等，并提供分类结构树、基于关键字或全文搜索引擎，使得研发人员能够方便的查找或重用这些知识。这些都是实现知识管理的重要基础工作，但还不足以解决知识与工作之间的匹配问题。存在的困难可能包括：



•知识的收集和整理。传统企业中这一工作通常由技术管理或档案管理部门来完成，完成的方式是周期性或阶段性的收集研发过程中产生的各种文档，及时性难以保证，而且在出现变更时，已归档的文档往往没有及时更新。


•基于分类结构树的浏览在知识库越庞大时，效率就越低。


•基于关键字的搜索受限于关键字的定义是否恰当。


•基于全文检索往往会找到太多不相关的内容，而且效率不佳。


以上问题的根源在于企业的知识管理脱离了具体的“情境”（工作场景）。对于研发组织来说，管理“情境”最直接的方式就是建立一个研发项目管理系统。这个研发项目管理系统以标准化的研发流程为前提、共享的计划和知识管理平台为基础。其工作过程如下：



1.收集企业研发过程中产生和需要使用的各种知识，并建立分类知识库。


2.按照企业标准的研发流程定义项目的阶段、步骤和任务库（WBS模板），在WBS模板上定义任务的时间、工作量、技能标准。并将任务与知识库中的相关知识建立联系。


3.项目经理按照企业标准的研发流程和项目模板编制新产品开发项目计划，在这一过程中可以自动应用项目管理的时间、工作量等标准，并将相关知识的链接直接带到研发人员需要完成的任务中。


4.跨部门的产品开发团队以共享的项目计划和链接到任务上的知识为基础完成各项工作，并按照时间要求将工作成果提交到计划的任务项。


5.研发团队提交的工作成果按照一定的分类标准提交到知识库，经过知识管理人员的审核和整理后成为知识库的一部分。（返回到第一步，形成知识管理循环）


在以上过程中，知识的收集和整理与产品开发项目计划是同步进行的，从而保证了知识收集的及时性和准确性。相关的知识直接与计划中的任务链接，从而保证了知识提供的及时性、质量和相关性。



建立以上流程和系统需要具备几方面的条件：



•建立研发项目管理的机制，如重型产品开发团队、项目经理负责制、阶段评审、项目计划和控制等。


•建立标准化的研发流程和WBS模板库。


•建立共享的知识库以及文档管理相关的流程（如版本控制等）。


•把WBS模板库和知识库中的知识联系起来。


•把知识管理作为项目评价的一部分。


•建立基于信息平台的项目计划和控制系统。