知识管理系统在企业中实施的三个阶段
2014-11-16 11:20
KMPRO研究院认为可以把知识管理系统的实施分为三个阶段:启动期、推进期和维护期。
(1)启动期
“启动期”中,员工初次接触知识管理的概念和软件,对知识管理软件的功能比较生疏,抵触心理较大。
“启动期”的工作包括:在计费中心实施软件;相关管理制度的发布;知识管理概念的普及;知识管理软件的使用培训;文档分类结构培训;工作流程的使用培训。
“启动期”成功的关键在于发布一套合适的知识管理制度。
“启动期”成功的标志是知识管理相关制度的发布和知识管理系统在计费中心的成功应用。
(2)推进期
“推进期”中,知识管理系统开始在其他部门推广,员工开始大量使用知识管理系统,在使用过程发现许多与以前不同的流程,如果软件设计得不是十分完善,则会产生大量抵触情绪。
“推进期”的工作内容包括:知识管理软件在其他3个部门推广;数据初始化;进行知识管理软件评估;收集、整理新的需求,并迅速调整软件。
“推进期”成功的关键在于高层领导的持续的推动。
“推进期”取得成功的标志是知识管理软件在4个部门成功实施,知识管理软件可以支持各部门的业务工作。
(3)维护期
“维护期”中,软件的功能、流程与业务已经基本吻合,员工也对知识管理软件比较熟悉。但是由于知识管理系统不是业务系统,员工还没有形成对知识管理系统的依赖,需要长时间的强化,才能使“使用”知识管理软件成为员工的工作习惯。
“维护期”的工作内容包括:持续地往知识管理系统中添加新的内容,包括最佳实践案例、工作文档等;实施激励制度;进行知识管理项目的评价等。
“维护期”取得成功的关键在于贯彻知识更新制度和知识审计制度,确保知识库中知识的有效系统。
“维护期”取得成功的标识是知识管理软件成为员工开展业务的必须工具。