每个信息系统中都存在着诸多不同的概念，这些概念是对系统资源进行有序化组织管理、方便系统用户查询提取、以及与其它用户进行互动的基础，同时也是知识的积累、创造、更新、共享、传播交流和重用的基础。若是系统中同一概念的具体含义在不同的地方不能保持一致，或是引起用户理解上的差异，势必造成混乱，阻碍知识的传播交流，同时也使正需要知识的人难以准确掌握和使用系统。那么，如何才能保持信息系统中概念的一致呢？答案是要进行“标准化”。

    信息系统的标准化是有限理性的，也就是说信息系统的服务用户、信息资源和业务流程都是有限的。要实现信息系统内部概念的标准化，最好的方法是用主题词对信息系统的所有概念进行统一的描述。主题词是经过规范的词语，用以描述知识资源的内容属性。当前国家已制订了诸多领域的主题词表，这些主题词表大多已成为描述和组织各领域资源的“标准”。

    与全逻辑的主题词相比，信息系统中所用的主题词最大的特色是“有限理性”。这种“有限理性”首先从有限范围的业务梳理入手，通过梳理业务的架构、逻辑、内容，总结得出最关键的概念，并形成主题词表，供描述有限范围内的资源使用。用有限范围的主题词实现信息系统概念的标准化，是一种大胆的尝试。

    在信息系统中，主题词是相对稳定的且容易标准化的要素。有限理性的主题词表怎样实现“标准化”呢？举例而言，假设一篇文档是一份知识资源，那么为文档匹配主题词时，应该是从主题词表中选择，而非自由填写，这样才能保证主题词的“标准”，保证系统能够识别出同一主题词。

    主题词可以发挥哪些作用呢？最显而易见的，就是可以用它来挖掘知识资源。这里讲的知识资源既包括各类显性知识的资源，如项目、文档、图书等，也包括拥有隐性知识的资源，如人员、专家等。用主题词对有限范围内的上述资源进行统一描述，就可以实现按主题词浏览上述资源，把相应的知识资源传递给需要的人。为此，主题词的选择应词语简洁、含义明确、特异专用、独立稳定、层级清晰、科学合理和简单易用。

    在用主题词实现对知识资源描述的基础上，选择并按照不同类别的主题词对知识资源进行展示，就形成了知识资源目录；同时，按用户思维和使用习惯选择并组织主题词，进而展示主题词下的知识资源，就形成了为用户查找和利用知识资源提供服务的知识资源服务目录。知识资源目录是资源的清单，列出了所有有价值的资源；服务目录是索引，引导用户查找和利用知识。资源目录不断更新，但服务目录是相对稳定的，通过“无限的资源”和“有限的服务”，也就形成知识资源和服务的对接。