怎样搭建实时高效的管理咨询公司项目管理系统？

2014-07-31 14:49

据统计分析，经过30年的发展，我国管理咨询机构实现了较快发展，业务与人员规模明显提升。截止2013中国管理咨询行业50大共完成各类管理咨询项目8000余个，拥有员工万余人。

随着行业的发展，管理咨询公司的人员和业务规模也随之扩大，业务也逐渐多元化，涉及到管理咨询、培训、投资、商学院、IT等。管理咨询公司内部的管理复杂度也随之增加。我们经过对管理咨询行业的长期跟踪研究总结出管理咨询公司的两个核心业务特征，项目密集型和知识密集型。

管理咨询公司的业务核心的是售前的销售项目管理和售后的交付项目管理。公司内部同时在进行的项目高峰时多达数十个，在面对如此多的项目时如何管控和合理调配资源成为公司管理的重要事项。我们在深入调研后发现管理咨询公司在项目管理上面临的主要问题来自于以下几个方面：

1. 项目跟进和交付的周期长，售前是大客户销售过程，售后是复杂项目交付；

2. 销售进程把控难，需要精细的风险管控；老客户需要持续维护提高二次签单率；

3. 售后项目交付难，进度、质量、风险、知识积累和复用、资源调配等管理维度复杂；

4. 多种业务类型和多个项目同时运行，需多种项目管控业务模型、制度、IT平台的支撑；

5. 专业人员是保证签单成功率和项目按时交付、质量保证的稀缺资源，减缓无序争抢资源和提高资源利用效能需要合理调配资源；

6. 项目预算和成本控制、核算是（合伙）团队、部门考核的基础

那么通过一套什么样的项目管理系统才能支实时动态的监控和提醒销售、售后、PMO售前、售后的动态和任务？项目成员和项目经理以及PMO又如何通过一个自己的角色页面来处理所参与的多个类型和数量的项目任务？KMPRO研究院认为管理咨询公司应该主要从下几个维度为打造全业务类型的项目管理IT系统。

1. 要根据不同类型的业务设定模型，建立同类型咨询业务的执行规范和管控要点；并且自定义多个模型，即多类和多个咨询业务同时应用；内置任务驱动目标机制；可分级、分段推进咨询交付项目，即先确定阶段目标，再授权细化分配任务；

2. 项目管理管理者或PMO通过项目目标阶段排期表实现对多类、多个咨询项目整体时间进度、预警信息的呈现（同类模型）；通过项目任务排期表和个人任务排期表，呈现多类型项目任务的进度；将每个人的项目任务协同到日程中心，简化查看、操作；

3. 管理咨询业务的最大成本是顾问人天费用，尤其是专家资源，通过个人任务排期和日程，呈现资源冲突，提供调配参考；通过预定资源（标杆案例客户参观、高端培训等），结合项目等级等属性，给项目管理高层决策提供参考；

4. 针对项目财务，系统支持项目预算和费用控制，通过报销、付款等财务流程，实时归集项目成本信息；项目财务的收付款进程管理（合同收付款）；

在满足公司售前售后业务管理需求的同时，管理咨询公司同时也是一个知识密集型的企业，知识的积累和应用更是公司核心竞争力的积累。我们认为管理咨询公司的知识管理系统应该是一个知识搜集、挖掘、存储、以及便于业务复用的知识系统。建设知识管理系统主要围绕以下三个要点建设：

1. 如何在业务开展过程中自动沉淀知识？知识产生于业务开展过程中，鱼鹰软件通过标签、预定义规则、目录等互联网化的操作体验，让知识生产者快捷和智能的保留知识。知识应用于业务开展过程中，我们通过系统根据规则判断主动的推动给使用者相关的知识文档和模板，让知识高度复用，避免知识成“档案”。

2. 如何结构化呈现知识？结构化的呈现的前提是需要结构化的保存，通过预设定标签、目录等知识分类体系来进行知识结构化的保存。通过按照售前售后项目的阶段来关联和保存相关知识，自动形成售前售后项目的知识地图。

3. 如何快速检索到知识？系统提供多种方式的知识检索方式，按创建人、标题、关键词、标签、知识地图、排名、目录、级别等。

通过三个核心的管理咨询公司业务系统，和日常的协同办公软件集成，把销售、项目过程中的任务自动抽取到OA中的消息和待办事项，可以让客户员工轻松通过自己的角色页面完成所有在项目和销售过程中的任务。

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