一个人掌握了技术知识还不足以使他的生产活动与其它人协调起来,因此,还需要有关如何协调分工的知识,它可称为"制度知识", 其中一部分是只可意会、不能言传的,是长期培养出来的一种默契,例如谈判伙伴之间、主管人员之间的彼此合作,就像一个训练有素的球队的临场发挥一样。
　 　知识又有个人知识与组织(群组、企业)知识两类. 由于知识的产生来自人的认识,知识是由个人产生的, 但组织也具有自己的知识,特别是表现为企业所掌握的技术、专利、生产和管理规程,有的已嵌入了产品与服务之中. 组织知识是将个人产生的知识扩大并结晶于组织的知识网络中形成的。而在创新活动中,需要综合各种知识,需要转化为生产力,这就需要组织知识。 在战略决策、产品开发、设计、生产以及经营管理过程中，意会性知识（经验、直觉、洞察力等）的应用是很关键的。
　　组织的知识，特别是其中的意会 性知识，是企业的核心竞争力。由于言传性知识可以在市场上购买的，某一企业依仗它取得竞争优势，其他企业就会很快地在市场上买来而取得同样优势。但是意会 性知识就无法买到，所以企业关注组织知识，特别要关注意会性知识（诀窍、经验、企业的工作范式、工作习惯等）。对于人才的争夺，也不完全看言传知识，也得 看意会性知识。
知识是以系统形式存在的；按照系统工程观点：系统是由许多要素组成的整体;要素之间,要素与整体之间,整体与环境之间存在着有机联系；系统具有整体功能;系统是有层次的;系统的存在与发展必须适应环境。为研究知识系统，首先要界定系统的范围。而从知识经济研究上来说，经济有关的知识系统可分为个人、组织和国家。
对一个组织的知识系统来说，系统中的要素就是存在于文件、手册、图纸中的知识；存在于人的头脑中的知识；已经凝聚在产品、工作过程、经营管理制度和方法等之中的知识。 
　　人们容易从知识的载体去辨识知识，因此认为知识系统中的要素有人员、机构、技术工具、文件、政策、法规、工作程序、协议等。知识系统的环境包括自然环境、经济环境、法律环境、科技环境、文化环境。按层次来说,知识系统可以分为宏观和微观两层。宏观知识系统是一个国家的知识系统,微观知识系统是一个组织(企业、院所等)的知识系统. 微观系统是宏观系统的有机组成部分
知识系统具有以下几点的功能特点：

1. 高效率高效能地获取和组织知识;
   　　(2)能够有效地保存和保护知识;
   　　(3)能适时将知识传播到适当的地方给适当的人;
   　　(4)能高效率高效能地创造新知识;
   　　(5)能按市场规律经营管理知识资产;
   　　(6)能营造和加强有利于知识生成、转移、使用的组织文化。
   　　知识系统既不同于物流系统、能源系统，又不同于信息系统，其在于知识的抽象性、扩散性、延续性、累积性、可重用性、可外化性。
2. 按照美国劳动统计部门的规定，知识工作(Knowledge work)具有下面四个特征：
   　　(1)知识工作是由众所公认的可言传的知识支持的;
   　　(2)这些知识可在书本中找到;
   　　(3)掌握知识的人必须经过官方或学院认定;
   　　(4)职业必须有专业的行为规范。
   　　任何组织中高层、中层与基层技术与管理人员都与知识工作有关，高层人员一般是起战略决策、引导方向、进行评价的作用。中层人员则是承上启下，在领导设想意图与实际工作之间起了桥梁作用。基层人员包括规划人员、设计与制造工程师、市场研究人员、科技信息工作者在内,亲身接触实际。他们起到获取、传播、积累、生成知识的作用。

知识系统的组织结构涉及到知识的产生、传播、有效利用的组织原则与形式，知识管理可以具备两种形式，一种是经常性的管理,一种是按项目的管理。 经常性管理的组织存在于现在已有的组织形式中,如技术部，设计处，技术监督部等。按项目管理是为了创新需要而组织专门的课题组、攻关组,项目结束时组织也就自然不存在。"虚拟组织"为完成某项任务而组建,任务完成后,组织就不复存在。
知识有两种载体，一种是生命载体-人，一种是物质载体，如书籍，期刊，磁性与光学媒体（磁盘、光盘）等。在知识获取、传播、使用与产生过程中，人与人之间、人与物质载体之间、物质载体彼此之间是要进行知识交换的，交换要通过信息这种载体。
　　技术体系结构指的是这个过程中使用的技术方法与工具体系。我们这里把所有与处理知识有关的方法与工具都归属于这个技术体系。
在工作中，人们需要从获得的大量数据中取信息与知识，而传统的数据分析方法，数据检索机制、统计分析等方法，只能获得数据的表层信息，不能获得其内在的、 深层次的信息，换句话说，利用传统的数据分析方法，不能从大量的数据库数据中获取知识。为使快速的数据产生、存储、搜索有相应的数据分析方法与其匹配，人们研究开发了一种新的自动信息处理技术--数据采掘和知识发现技术。
知识经济象物质经济一样，有完整的再生产过程。它的生产、流通、交换、分配和使用的过程需要加以组织。
　　知识产品的生产就是知识的创新。有形与无形的知识产品都是创新成果。而在知识的流通、分配、交换和使用（消费）过程中，同样可以有所创新，也会生产新知识。
　　知识的分配就是知识的传播。学校教育，在职教育培训（包括网上教育）是主要形式。当然也包含个人之间的传播。
　　知识产品的交换既有与物质产品相同的情况，又有不同的情况，如学术思想的交流就不存在等价交换原则。
　　知识产品的利用是一个复杂的过程。一般分成两个步骤：一是将基础研究成果转化为应用技术，二是将应用技术转化为生产力。科技的发展使科学技术逐渐融合，以加速转化。
　　知识产品作为商品进入市场，它的交易与实物产品有些是相同的（如上述第四类产品），有些则有它自己的特点，需要在实践中逐步形成和发展。
　　知识与经济融合后,使得知识作为一种无形资产,需要对它的经营方式方法进行研究. 作为一种不同于有形资本的知识,它的投入与产出应该如何测度,其产权保护、分配与交换又遵循什么规律,都与传统的以物质生产为基础的经济学规律不同。
　　建立它的经营运作体系,特别是激励与协作机制,是知识管理中的重要内容之一. 例如对像软件这样的产业,国外就有人提出:"究竟谁是投资者?"以及雇用"人手"与雇用"人心"(mind)的问题等,都是一些新的研究热点。
组织文化体系结构涉及组织内部全体人员的价值观、信念、是非善恶标准与工作习惯等,它也是人们长期在适应外界环境、整合内部组织过程中形成的,是组织内部人员在内外交往中，共同遵循的行为规范。
　　由于知识来源于人的认识,而认识过程中又涉及价值观、信息、习俗等因素,如处理身与心、客观与主观、言传性知识与意会性知识的关系上,东西方文化和哲学背景有很大差异。在组织知识的形成与运用，知识产权等问题上，不同的民族与国家也不相同。文化体系与经济体制是相互影响、制约的。
针对于知识及知识系统的了解，能为知识管理的实施的成功起到指导作用。