1 知识管理系统的现状
人们越来越认识到，组织的隐性知识是构成企业核心竞争能力的根本要素，知识管理受到学术界和企业界的广泛关注，知识管理系统也因此成为管理软件发展的一个重要方向。从业务操作处理到信息的分析、知识的管理，是管理信息化发展的一个自然的也是必然的趋势。
今天，几乎所有的协同软件厂商都称自己有知识管理系统，不管什么系统都往知识管理上靠。这首先反映了人们对于知识管理基本思想、理念以及管理软件系统发展趋势的认同。其次更多地是表明了知识管理概念的混乱，表明了很多厂商和用户还没有真正理解知识管理的含义。知识管理，管理的是知识从个体到组织，从隐性到显性不断交互转化、应用创新的循环过程，包括知识的产生（起源）、整理（存储）、发布（分享）和应用（创新）等4个具体过程，以及知识的显性化、文档化、社会化、融合化、内隐化、使能化等6个关键活动。知识只有完成了知识循环的这个全过程，才可能最终达到提升企业的核心竞争力的目标，才是真正的知识管理系统。如果一个知识管理系统，只是涉及到知识管理的这4个阶段6个关键活动中的一个或几个部分，就声称是知识管理，显然比较牵强的，我把这样的系统称为“伪知识管理系统”。
目前市面上的“伪知识管理系统”，大体上有这样几类：
（1）个人事务管理型的。具体又包括2大类，一类是PDA，可以帮助个人管理日常的事务、计划、名片等；另一类类似于MSN（或者比MSM功能丰富一些）的即时沟通系统，可以完成和别人即时交流、工作讨论、名片分享等。可以部分地完成个人与个人之间隐性及显性知识的交互。
（2）文档（档案）管理型的，有纯为个人使用的单机版的，也有为团队使用的网络版的。这样的系统提供了知识分类管理和查询的功能，网络版的也有文档共享的功能，但由于和企业的业务系统是分离的，只能靠人工录入一些资料。只能部分地完成团队显性知识的存储和分享。
（3）协同商务软件。传统上有基于Domino/Notes的，现在多是基于工作流的，可以在完成协同工作的同时，对工作中形成的部分显性知识进行管理。但这些系统中，绝大部分虽可以完成协同工作，但对工作中形成的结果，却不能作为数据进行统计、分析。
（4）知识挖掘工具。这是目前最具误导性的一类，以国外的部分大型软件公司为代表，他们提供知识存储、在线分析和数据挖掘的系统工具，却把他们宣传为知识管理系统。毫无疑问，知识管理系统需要用这些工具来对知识进行存储、统计和分析。但它们只是知识管理系统的工具，而不是知识管理系统本身。
2 为什么知识管理系统还未能被企业所广泛接受？
与厂商们轰轰烈烈的宣传形成对比的是，今天知识管理系统并没有被用户所广泛接受。这有用户的原因，也有厂商的原因。
从用户的角度看，首先还是管理水平和管理理念问题。目前我们很多企业的管理比较粗放，知识因为人员的变动而流失，知识和经验不能有效重用，企业不断地浪费时间和精力在低水平重复别人和自己以前做过的事情上，企业的管理者却不能意识到这种问题的严重性，或者虽然意识到了，但由于完全缺乏知识管理的概念，不知如何去解决。
其次，特殊的权力、政策因素，廉价的劳动和自然资源，灰色的交易手段等仍然是很多企业生存的基础，这些企业不依靠核心竞争能力，也没有核心竞争力，因此也就没有对知识进行管理的强烈需求。
从厂商角度来看，虽然对知识管理已经做了大量的宣传工作，但由于很多厂商自身都还没有完全理解知识管理的思想，所以这种宣传常常流于肤浅和表面化，很难打动用户。更重要的是，许多所谓的知识管理系统缺乏科学的模型支撑，不能和实际相结合，不能解决用户的实际问题，缺乏一大批成功的样板用户，自然不能得到用户的广泛接受。
3 什么才是真正的知识管理系统？
要想改变目前这种“业内热、业外冷”的情况，主要还需要厂商做大量深入细致的工作，其中最重要的是要认真完善知识管理系统，为客户提供真正有价值的易用的知识管理系统。
西部世纪软件认为，一个真正的知识管理系统，需要有以下3个相互关联的特点：
（1）面向知识循环的全过程，可以帮助用户管理从知识的产生到知识的应用创新的全过程。知识来源的渠道包括干中学、用中学、从媒体中学习、交流（交互）等。一个完整的知识管理系统首先要能非常方便地获取各种不同渠道来源的知识，能够将隐性知识显性化，能够使显性知识被科学地存储，被很方便地查询和分享， 能够有助于激励个人和团队之间的知识转移，能够便于用户在工作中的使用和创新。
（2）实现工作中的知识管理。企业的功能是提供可以创造客户价值的产品和服务，管理知识是为了提高企业创造客户价值的能力，而不是为了管理知识而对知识进行管理。因此，在工作中自动完成知识管理，而不是由专门的人员进行知识的收集和管理，便是对知识管理系统非常重要的要求。所谓工作中的知识管理，首先是指知识的采集是在工作过程中自动完成的；其次，可以将工作中形成的结果作为知识和资源进行管理，对其进行分析和统计，以支持未来管理决策的科学化；第三，分析和统计是由计算机自动完成的；第四，方便于每个人在实际工作中的应用。知识管理是工具，不是目的，是每个员工的普通工作和生活，不是少数“专家”的“专业”。
（3）以集成应用平台为基础。首先，要想实现面向知识循环的全过程，在工作中完成知识管理，必须要以集成应用平台为基础。不同地方的员工、客户、合作伙伴象坐在一个房间里一样工作，使用统一的工作平台，实现业务运行的自动化，实现工作结果（知识）的自动采集、分析和处理。其次，只有在同一个集成的工作平台之上，才能获取企业中人、产品、客户、设备、项目、供应商等等关联性的信息，关联性的知识是组织中最为重要的知识。可以说，孤岛式的专门化的知识管理系统，是不能真正完成知识管理功能的。
具体而简单地说，西部世纪软件认为，一个完善的知识管理软件系统，需要以集成应用平台为基础，面向知识循环的全过程，在工作中自动完成知识管理。它能有效地帮助用户便捷地获取各种来源的知识，促进隐性知识的显性化，实现显性知识在个体和团队两个层面上的可管理，可以激励知识工作者，可以为每个员工提供知识助手。
4 知识管理将对企业变革将带来深远的影响
任何事物的发展都有一个过程，知识管理系统的开发和应用也不例外。虽然今天的知识管理系统还不完善，人们对知识管理的认识还有待深入。但毋庸置疑的是，知识管理将对企业变革产生深远的影响。
从流程的角度来看待企业，本身是上世纪90年代一个重要的管理创新。随着对于组织竞争力的要素逐步分解，越来越多的企业发现，知识是一个非常重要的、独特的竞争力构成要素，尤其是组织的隐性知识，是构成企业核心竞争力的最重要因素。当企业发现知识对于企业是如此重要后，对于知识进行有意识的管理(相对应与自然而然、无意识的管理)，就成为越来越多企业的共同选择。这将给企业带来如下的变化：
（1）企业的组织结构将更加扁平化、网络化，管理流程将变得更短。知识管理系统使得高层可以更快地了解全面信息，使得一线员工的决策权限增强，同时使很多问题可以并行处理，管理结构和流程必将被重新设计。
（2） 对客户要求的反应更快。知识管理系统使得一线员工处理问题的能力增强，对客户要求的响应速度将大大加快；
（3）企业的创新速度将大大加快。知识管理有助于企业构建学习型组织，对知识的重用和创新能力将显著增强。
（4）企业将更加“以人为本”。人是创造知识、使用知识的根本，没有以人为本，就不可能有真正有效的知识管理。
（5）企业文化将更加开放，更加强调创造、信任和分享。
5 走出知识管理的误区，拥抱知识管理系统应用的春天
目前用户对知识管理系统的理解，在知识管理系统的应用方面还有着很多的误区，具体有：
（1）以为知识管理和财务管理、设备管理等一样，是一个专门化的职能，只需要几个专门的人员进行管理。在这种思想指导下，企业就会选择所谓“专门的”知识管理系统，由专门的少数人来完成知识管理的工作。实际上，知识管理遍及企业业务的全过程，涉及全员的每一个人，需要全员参与。知识管理系统必须以集成应用平台为基础，孤岛式的知识管理系统是不可能完成知识管理任务的。因此，也可以说，知识管理系统的应用是典型的一把手工程。
（2）以为知识管理就是OA、文档管理系统、即时交流工具或者是一个协同商务软件。
（3）将知识管理等同于知识存储、知识挖掘工具。
（4）以为知识管理完全是软件系统的工作。实际上，知识管理作为学习型组织的一个重要工作，不是知识管理软件系统所能完全完成的，比如激励知识工作者、激励隐性知识的显性化、激励知识的分享和交流、促进学习分享和创新型企业文化的形成等等，软件系统都只是提供了辅助的便捷的工具。
（5）急功近利。知识管理系统对于企业的价值，不同于一个优秀的销售员，它并不能立即给企业带来订单。它需要日积月累才能发挥出巨大价值。
明白了知识管理理解和应用的误区，其实我们也就知道了如何才是正确的选择。一个真正的知识管理系统一定是可以帮助个人和团队有效管理其隐性和显性化的知识，可以避免知识的流失，提高知识的重用和创新，可以有效提升企业的核心竞争力。这样的知识管理系统才值得我们很多人，尤其是我们很多管理软件厂商为之付出艰辛的劳动，这样的系统也一定会得到越来越多的用户的认可，必将会为软件商和客户共同带来一个灿烂辉煌的明天。
（本文发表于《软件世界》）
2009-12-10 13:34