知识管理系统与信息管理工具的一个很大区别在于，知识管理系统是一个活的有机体，它不仅从外界不断地接受新的数据、信息，并且系统的内容不断地被淘汰。其生命力在于不断地更新。

当决策人不断地从知识仓库中提取有用的数据，放入新的内容，知识仓库将会保持活力。相反，长期不使用知识仓库将会降低知识仓库内容的可用性。另一方面，不断地周期性地对知识仓库内的知识进行评价，对数据库的可用性十分重要。原因在于，从知识的可用性来看，有些知识的可用周期很长，但有些知识的可用周期很短，如果不定期地对知识仓库中的知识进行评价，那么库内的知识不仅不能支持员工高效率工作，而且还会产生误导。

1.           订立评价准则

评价标准的作用在于规范提交知识仓库材料内容的标准，一方面可以引导员工提供与其主题相关的文章，另一方面，可以降低知识主管在审核提交材料时的难度。

2.           中心式的知识管理

知识仓库的内容除了标准的文档外，还有大部分的内容来自各个员工，这种分散的机制必然会使知识库的内容关联性下降，增加检索成本。

知识管理系统采用中心式的管理可以提升效率，解决这个问题。根据企业规模的不同，企业可以设立单层或多层次的知识管理部门，负责审核个人提交的材料，只有如何评价标准的材料才能够键入知识仓库。

知识管理系统可以设置审批流程，在员工将材料提交到知识仓库中后，由系统自动将材料移交至相关的知识管理部门，在神品通过后，由系统自动将该材料予以发布。

3.           内容更新机制

在知识爆炸的时代，如果知识仓库不经常维护，就会降低知识仓库的有序性。在企业中需要设定知识主管来判断知识的有效性，同时软件的结构也需要支持这种机制。