基于知识流动的特点，知识管理系统应该遵循一些共同的设计思路。

提高信息检索效率。使用者获得信息的方式主要有三种：搜索，浏览和接收。搜索是指使用者在知道目标信息一部分特征的条件下，使用搜索工具查找信息的方法；浏览是使用者在软件系统的“路标”指引下，逐步缩小目标空间的信息获取方法；接收是使用者被动地获得信息的方法。这三种是人们获得信息的主要途径，但是许多信息管理软件仅仅注重为用户提供海量的信息，而不是如何使用户高效地获得信息，最终会使用户陷入信息过量的窘境，在信息系统中采用适当的技术可以有效地提高检索效率。

关键词控制。通过关键词来索引信息的技术，在许多信息管理的软件中都有应用，由信息专家和各个领域的专家根据知识管理的主题，制定一个关键词表，对已录入知识管理系统中的每一条信息的关键词只能采用关键词表中列出的词汇。同时，将关键词表对使用者公布，或采用适当的方法，引导使用者通过关键词表中的词汇来检索信息。在系统运行过程中，由专家根据关键词的使用效率和使用者的反馈意见，动态更新关键词表中的词汇。

多重分类。多重分类是指对一条信息采用冗余分类，将一条信息根据它的多种类型的属性，归属于多种分类，为使用者提供多种检索入口。

相关信息。知识的获取有很大的偶然性，当各种知识和信息交错时，人们更容易发现新的知识。在知识库系统中，确定每一条信息的相关信息都由系统自动完成，人只起到关键性的作用，根据信息专家设计的算法，系统根据每条信息的主题、来源、归属项目和关键词等信息自动计算各条信息之间的关联系数，并动态地进行更新。

知识地图。知识地图是用于帮助人们知道在哪能够找到知识的知识管理工具。用于帮助通过浏览方式搜索信息的人员高效率地寻找所需要的资源。知识地图将一个组织内的各种资源集成起来，以统一的方式将组织所拥有的资源介绍给用户。知识管理采用一种智能化的向导代理，通过分析使用者的行为模式，智能化地引导检索者找到目标信息。与知识地图作用相似的还有信息门户、资源词典等。

信息推送技术。信息推送技术是采用传播的方式，将重要的新闻或知识主动地推送到使用者的面前。知识管理部门通过各个频道，将各种信息及时地推送到使用者面前，由于使用者的需求多种多样，数据发送技术还要与用户界面定制相结合。通过用户界面定制功能，用户可以订阅适当的频道，及时了解感兴趣的知识。