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为什么需要专业的知识管理系统

2013-08-13 10:36

 

为什么需要专业的知识管理系统
知识管理系统是我们俗称的知识库系统,它对纷杂的知识内容(方案、策划、制度等)和格式(图片、word、excel、ppt、pdf等)分门别类管理。 充分发动每个部门、员工,贡献自己所掌握的企业知识,积少成多,聚沙成塔。 创建知识地图,清晰了解企业知识分布状况,提供管理决策依据。 构建知识权限体系,对不同角色的员工开放不同级别的知识库,保证企业知识安全。 注重版本管理,文件资料从初稿到最后一版,均有版本记录保存并可查。 让知识查询调用更加简单,充分利用知识成果,提供工作效率,减少重复劳动。 依据知识库构建各部门各岗位的学习培训计划,随时自我充电,成为“学习型团队”。 提供知识问答模式,将一些知识库中缺少的经验性知识,从员工头脑中挖掘出来。通过不断地知识资产的积累,从而减少因员工入、离职给公司、企业带来的影响。
 
使用非专业工具的不足
原本在服务器用FTP进行一些资料的共享,但主要有以下几点不足:
1、只是文档的堆砌,没有分类,更没有像知识地图一样的索引机制,无法很快的找到所需要的文件,而且搜索维度单一,没有类似时间、关键字等的搜索功能。
2、只能对读写权限进行控制,无法实现更高级别的权限管控,而且不能设置流程审核,无法保证稳定的准确性。
3、无法实现曾经哪些人下载过相关附件的日志查询,缺乏长期维护和更新的人员。
4、无法实现对于知识问题解决方法的记录和分享,缺乏沟通交流功能。
 
使用专业的知识管理系统时的注意事项:
1. 建立知识管理体系,建立知识的审核流程,保证知识的权威性;
2. 分类要清晰,不要太复杂,否则会影响用户的使用积极性;
3. 配置适当的权限保证知识的安全性
4. 鼓励在线积极交流的同事,增加知识专家,在精神和物质上给予愿意共享的人奖励

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