在知识库的建立中，最大的挑战之一就是确保数据的准确性和及时性。当前，许多公司都试图建立复杂的知识库系统。但是由于数据不准确、不能得到及时更新，这些知识管理系统都没有给公司创造什么价值。
    没有第一手的知识，照样可以对知识管理系统的投入做出解释；根据关键词或其他的搜索方法也同样可以检索到任何一个文件。但是记住，没有正常的机制，没有专用的资源，知识库将会变为一个"垃圾库"。
    首先确定企业需要管理哪些知识。知识库的内容体现了企业的核心竞争能力，因此不是所有知识都需要同样力度的关注，应该分清主次，使得员工了解企业对知识价值的衡量标准。对于原本存在于员工身上的知识，是否都能够，以及都有必要记录到知识库中呢？比方说下面的几种情况，将知识保存下来的努力是无效的：
    有些知识无法完全用文字准确表述出来。即便联想的柳传志，海尔的张瑞敏公开发表了如此多的讲话，至少目前还没有看到他们的竞争对手中有谁有能力复制了这两位企业家的成功，便是这个原因。
    有些知识没有必要记录到知识库中。这是从费用、时效的角度考虑；比方说一家小企业的客户服务工作，也许只有两三个人在做；如果建立一个基于软件的知识库，企业未必有这个财力和人力；而销售人员关于客户、市场的看法，存储超过半年，也许三个月就不再有价值了；即便记录了，最终记录下来的往往并不是最重要的知识。
    扩大知识获取的空间范围，简化知识表达的难度。采用知识管理软件和会议的方式，提供方便，高效的技术手段，使得知识的产生能够随时随地方便地记录到知识管理系统中。控制知识库的输入的质量。知识管理是为提升业务绩效服务，应该责任到人，而不一定要求所有的人都参加。由专人负责，该人需要对业务了解，具有良好的文字能力，有能力对知识进行评价。此外需要定期，召开会议，对知识方向进行回顾，对积累的知识进行评估，提升知识库中知识的质量。