1.外化

外化是从组织外部广阔的知识海洋中捕获对本企业有用的知识、发现组织内部存在的各种知识特别是隐性知识并进行集成以利于传播。外化过程通过一个强大的搜索、过滤与集成工具，从组织的外部知识与内部知识中捕获对企业现在和未来发展有用的各种知识; 外部贮藏库根据分类框架或标准来组织这些搜索到的知识并将它们存储起来; 文件管理系统对贮存的知识进行分类，并能识别出各信息源之间的相似之处。基于此，可用聚类的方法找出公司知识库中各知识结构间隐含的关系或联系。

2．内化

内化过程是设法发现与特定消费者的需求相关的知识结构。在内化过程中，通过过滤来发现企业知识库中与知识寻求者相关的知识，并把这些知识呈现给知识需求者。内化可以帮助研究者就某一问题或感兴趣的观点进行沟通，在内化的高端应用软件中，提取的知识可以以最适合的方式来进行重新布局或呈现。文本可以被简化为关键数据元素，并以一系列图表或原始的摘要方式呈现出来，以此来节约知识使用者的时间，提高使用知识的效率。

3．中介

中介针对的是那些无法编码存储于企业知识库中的知识，它将知识寻求者和最佳知识源相匹配。通过追溯个体的经历和兴趣，中介能把需要研究某一课题的人和在这一领域中有经验的人联系起来。

4．认知

认知是经由前3个功能交换得出的知识的运用，是知识管理的终极目标。现有技术很少能实现认知过程的自动化，通常都是采用专家系统或使用人工智能技术，并据此做出决策。如果工作流系统被赋予一种利用已有知识的能力，工作流引擎便能依据近似的情形自动做出决策。