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知识管理系统与OA和文档管理系统的辨析

2009-11-03 21:08

在知识管理系统的推广应用过程中,我们经常会遇到询问“知识管理系统(KMS)”和“文档管理系统、办公自动化系统(OA)”有何区别。
的确,文档管理系统,或者OA中的一些文档管理功能,从局部观察的确与知识管理系统有类似的地方,比如三者都可以把文档进行分类管理、存储。事实上,三者之间有这较大的差别,尤其是系统理念上的差别更为巨大。
文档管理是比较陈旧的学科理念,它的出现是源于组织内部管理大量文档的需要,需要对文档进行分类,编目,存储和检索。知识管理的主张把知识分为显性知识和隐性知识两大类,显性知识是指可以用正式语言清楚表达和传播的知识,主要存在于企业文献如图书、情报、档案之中,这只是显性知识的一部分。隐性知识是指不易用语言表达的、隐藏在组织层次或个人头脑中的知识,如企业的文化、思想,员工的技能、解决问题的思路等。
除了对隐性知识的忽略以外,文档管理系统在与知识管理的对比中,还缺失了对人的关注、对知识与组织关系的关注、对知识结构的忽略等,具体我们可以通过下表来进行对比:
序号
对比项
知识管理
文档管理
1
显性知识
√,但是管理显性知识中最书面的一部分。
2
隐性知识
√ 注重挖掘
× 完全忽略
3
非结构化知识
√ 文档属非结构化知识典型
4
结构化知识
√可以进行结构化处理
×只能是文档形式
5
与其他系统对接
√其他系统信息结果可转化为知识
×无法转化为文档
6
岗位
√关注知识与岗位的关系,建立岗位知识库
×
7
员工
√关注知识与人的关系,推出个人知识门户,不单整理企业知识,也整理个人知识
×
8
知识结构
√关注知识结构的均衡和对企业有利影响,提供知识地图
×
9
主要技术
知识发布、知识点评、知识订阅、知识问答、知识交流、知识评价和绩效、知识共享、知识培训、知识安全、知识协作、即时通讯、数据挖掘、版本管理、知识追踪
文档库、检索
10
主动应用
√可建立知识积分、知识培训机制,促进使用
×
 
与文档管理系统相比,OA与KMS的区别则要大许多,OA的概念:OA是OFFICE AUTOMATION的缩写,本意为利用技术的手段提高办公的效率,进而实现办公的自动化处理。基于工作流的概念,使企业内部人员遵从OA设定的工作流程,处理日常事务,提高办公效率。总结来说,OA是企业办公过程中产生的一些有形的信息和日常的办公流程进行管理,以提升办公的效率和企业管理的规范性。
而知识管理的核心关注点在于“结果”,即知识本身,强调全神贯注的整理组织内部的知识资产,挖掘每个岗位、每个人的知识和经验,积累起来,作为知识库为组织提供长期有效的知识支撑。当然,KMS可以把OA的一部分运行结果,认证为知识入库并加以利用。
如果说OA系统中,我们是根据系统设定的规则去做事情,知道what to do(做什么),那么知识管理系统它更强调告诉组织里的成员how to do (如何去做)。
OA和KM是两个不同的理念,也是两套不同的系统,他们之间存在着差别,有整合的需求,两者之间可以通过接口对数据进行交换,但绝对不是兼并。

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