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香港某政府部门知识管理案例

2017-03-14 14:54

     香港某政府部门在最近一个知识管理研讨会上介绍其知识管理历程,其经验很值得与大家分享。

该政府部门雇用超过一万名人员,早在七、八年前发现在单位内普遍存在以下的状况:

各式各样的规章制度、操作规程、参考资料等绝大部分以文件的形式存在,数量不断增加,堆积如山;

寻找文件耗费时间;

错误发生后鲜为人知,导致同一错误反复发生;

工作流程中欠缺沟通,引致重复或多余的活动,造成资源浪费;

重要的讯息、资料丢失

经内部研究,该政府部门认为改善以上问题需要从知识管理着手。

首先,制订知识管理方针,明确目标是通过知识的获取、分享、使用和创造,使辅助其事业成功。其次,明白知识管理活动不宜操之过急,应分阶段进行,于是分三个阶段在内部推进知识管理。

第一阶段以资料为本,首先将所有文件电子化。在此之前需要确认电脑系统的配套,制定出大部分同事认可的分类、目录、检索方法,落实电子文档的管理制度。此外,及早落实保安和保密措施非常重要,诸如给档案分出机密级别,给员工分出下载权力,涉及个人隐私资料的过滤安排等;否则事后补救将后悔莫及。

第二阶段以人为本,推动单向的知识分享,如个人经验分享会,博客等,同时利用工具将有关知识以口授(录音、录影)或文字保存下来。

第三阶段以创新为本,组织互动方式的内部团队,知识茶座聊天聚会、兴趣小组等,促进创意、新发现的获取。

在不知不觉中,一个含四大板块的知识管理平台在单位内逐渐形成。该四大板块是:

(1)制定知识管理的战略方针:知识管理的工作流程必须离不开业务范围。

(2)引入知识管理系统IT资源:软硬件、数据库、内容管理、搜索引擎、知识PORTAL等。

(3)促进知识流动:通过知识管理部门、培训部门(内部学院)、知识管理大使、知识交易员等的努力,配合COP,AAP,K CAFE,说故事、知识论坛、同事咨询计划(知识黄页)等活动,达到知识交流的目的。

(4)建立知识管理文化:采取多方面宣传和推广活动,这些活动包括电子杂志、研讨会、内联网内口号和广告、知识开放日、知识义工团、最受欢迎知识贡献人物选举等。

回顾过往几年推进知识管理的经验,觉得其成功有赖于:

领导的明确支持和以身作则;

任何方向、计划、目标、活动都以业务为主导;

不能孤芳自赏,必须得到大部分人员的参与;

得到足够的IT电脑系统支援,但不能过分依赖机器;

 通过教育和培训,谋求共识;

 知识管理是个长远的、不息的过程,不能急于求成,不要半途而废。

而挫败的原因则有有(1)开始时过分依赖电脑科技,忽视人的因素,及(2)偏重于以大量指标,图表甚至利诱去证明知识管理的成功。现今他们察觉到,既然知识是隐性的,知识管理的成效有时候要靠感觉,或通过新设计的软性指标来显示。

看过以上的案例,大家会不会有似曾相识的感觉?如果没有感觉,那很大可能是您的单位还没有意识到知识管理的需要。那么,把本文从头到尾再看一遍吧,或许有所发现。

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